電子帳簿保存法改正に伴い、2024年1月から「電子取引のデータ保存」が完全義務化されました。これは、ほぼすべての法人および個人事業主が対象です。そのため、幅広い事業者が対応に追われています。

電子帳簿保存法への対応をする際に課題になるのは、電子データを保存する際のセキュリティ対策です。そこで注目を集めているのが、当記事で紹介するジーマ認証(JIIMA認証)です。ジーマ認証対応ソフトを導入すれば、電子データに関する不備などリスクマネジメントをしっかり行えます。

ジーマ認証(JIIMA認証)とは何か？

「ジーマ認証はについて聞いたことはあるが、詳しいことはわからない」という方も多いかもしれません。

ジーマ認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が行う認証制度で、電子帳簿保存法の要件を満たしているかを確認します。

ジーマとは？

JIIMAはJapan Image and Information Management Associationの頭文字をとったものです。公益社団法人日本文書情報マネジメント協会のことを指しています。

ジーマは市販の会計システムやソフトが、電子帳簿保存法の要件に合致しているかをチェックし、満たしていると判断すれば、認証を行っています。ジーマの認証ロゴがパッケージなどに記載されていれば、ジーマ認証を受けた商品であると判断できます。

ジーマの公式ホームページや、国税庁のWebサイトで認証製品の一覧を掲載しているため、以下サイトをチェックしてみてください。

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判別しやすくするために制定

ジーマ認証が始まった背景には、自分たちで電子帳簿保存法の要件を満たしているか判断するしかなかった環境が関係しています。自分で要件を満たしているか判断することは容易ではなく、第三者による認証が求められていました。

そこでジーマによって、2016年からは電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証が、2018年からは電子帳簿ソフト法的要件認証が開始されたわけです。

電子帳簿保存法遵守とジーマ認証

電子帳簿保存法は、令和3年度の税制改正により、見直しが行われています。その中で、帳簿書類のスキャナ保存において、従来必要だった事前承認が廃止され、面倒な事務手続きから解放された一方、不備によるペナルティが重くなりました。不備があれば重加算税10％が加重されたり、電子帳簿保存法の要件を満たしていないと判断されれば、青色申告の承認が取り消されたりする恐れもあります。

そのようなリスクを回避するために活用したいのが、ジーマ認証です。

ジーマ認証製品であるということは、イコール電子帳簿保存法の要件を満たしていると判断できます。ジーマ認証で見分ければ、電子データの不備に伴うペナルティを回避できるわけです。

ジーマ認証の種類について解説

ジーマ認証は、電子帳簿保存法の定める要件を満たしているかを判断できる制度です。

しかしジーマ認証には主要なものとして、5種類の制度があり、名称も似通っているため混同しやすくなっています。条件などは、それぞれで異なるため、種類ごとの特徴について理解しておきましょう。

電帳法スキャナ保存ソフト認証

電帳法スキャナ保存ソフト認証は、市販のスキャナ保存対応ソフトに関する認証制度です。

電子帳簿保存法の条件を満たした機能仕様が搭載されているかチェックするための制度になります。紙の書類などをスキャンして電子データとして保存する際に、同認証を受けている製品を使用すれば、機能などを自分で確認する必要はなくなります。

電子帳簿ソフト法的要件認証

電子帳簿ソフト法的要件認証は、電子帳簿保存法対応ソフトの機能を対象とし、法的な要件を満たしているかチェックするための制度です。

同制度による認証を受けたソフトであれば、国税関係帳簿を電子帳簿保存法に則って作成や管理できる製品であると判断できます。

電子取引ソフト法的要件認証

電子取引ソフト法的要件認証は、国税関係書類を電子データで作成し、電子的方法でやり取りしてその情報を保存するソフトウェアに関する認証制度です。

先方と電子取引するためのソフトを探しているのであれば、同制度による認証を受けたソフトの中から製品を選ぶことで、後の問題発生を防げます。

電子書類ソフト法的要件認証

国税関係書類をコンピューターで制作しても、発行は紙というパターンも少なくないでしょう。これらの紙書類を電子データで保存する際に、電子帳簿保存法の基準を満たしているか認証する制度が、電子書類ソフト法的要件認証です。

アーカイブ用光ディスク認証

これまで紹介した4つは、電子帳簿保存法の基準を満たしているかどうか認証する制度でした。しかし、アーカイブ用光ディスク認証は若干違っており品質の良し悪しについて認証する制度になります。

ISO/IEC16963準拠の寿命試験に基づきチェックし、認証を受けられれば、推定寿命30年以上の製品であると判断できます。

市販の光ディスクには、品質のばらつきがあるといわれています。電子データを長期間保存できる製品を探しているのであれば、アーカイブ用光ディスク認証を受けた製品の中から選ぶと良いでしょう。

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ジーマ認証ソフトを導入するメリット

ジーマ認証ソフトは、電子帳簿保存法の条件を満たしたものばかりです。法律違反によるペナルティ回避や、電子データ不備の発生を抑制するという意味でも導入にはメリットがあるといえます。

手間を省ける

もしジーマ認証がなければ、電子帳簿保存法で要求される機能などを自分たちでチェックして、基準を満たしているかどうか判断しなければなりません。しかしジーマ認証対応ソフトであれば、チェックの必要なく電子帳簿保存法の基準を満たしていると判断できます。自分でチェックする手間が省け、負担軽減できるのは大きなメリットといえます。

電子データ不備のリスクマネジメントができる

電子データの不備が見つかると、何らかのペナルティを受けるかもしれません。電子データに不備がないか、人の目でチェックするとなると労力も時間も余計にかかってしまい、コストもかかるでしょう。特に大企業になると、日々の取引で多くのデータが発生します。それらをスキャンして保存するとなると、どうしても不備のリスクも高まります。

ジーマ認証対応ソフトを利用すれば、電子帳簿保存法に基づく保存要件を満たしているかのチェックを自動で行えるので、手動でチェックする必要がなくなります。国税関連書類の作成だけでなく、管理に関する作業を効率化できます。

ジーマ認証のクラウドを導入するのがおすすめ

ジーマ認証は、ソフト以外にクラウド型の製品にも対応しています。もし、ジーマ認証を受けた製品を探すのであれば、ソフトよりもクラウドタイプがおすすめです。クラウドタイプがおすすめの理由を解説するため、導入を検討してみてください。

タイムスタンプが不要に

改正電子帳簿保存法では、これまで必須とされていたタイムスタンプの条件が緩和されています。そのため、導入するための敷居が低くなったと受け取られていますが、緩和の対象は、第三者の運営するサービスに限定されています。

つまり、クラウドサービスであれば緩和の恩恵を受けられる一方、ソフトに関しては従来通りタイムスタンプ機能が必要となります。

ソフトでタイムスタンプ機能を導入する場合、タイムスタンプサービスを提供するベンダーと契約を交わさないといけません。しかも個別に契約しなければならないため、手間やコストが余計にかかる恐れがあります。一方クラウドで運用すれば、タイムスタンプ機能に関する条件が緩和されているため、余計なコストや手間をかける必要もなくなるわけです。

システム保守の負担が軽減される

電子帳簿保存法では、長期の電子データ保存が求められます。通常で7年、赤字決算で損金繰り越しがある場合などには10年間の保管が義務付けられています。

もしソフトで保存する場合、サーバやパソコンなどの一般的な耐用年数を大きく超えてしまう恐れがあります。どのようにしてシステムを長期間運用可能なものとするか、保守計画を綿密に立てなければなりません。

場合によっては、ハードウエアのリプレイスが必要になる可能性も否定できません。システム移植するとなれば、想定外のコストが発生して手続きにも時間がかかってしまうでしょう。しかしクラウドであれば、自分たちでシステム保守を行う必要はありません。

また、電子帳簿保存法は今後さらに法改正される可能性もあります。保存要件などが見直される可能性もあり、ソフトタイプであればシステムのアップデートや回収なども自分で行う必要が出てくるかもしれません。将来の法改正を見据え、クラウドタイプを導入したほうが、コストカットにつながり、作業に関する負担も軽くなるでしょう。

まとめ

電子帳簿保存法に対応するためには、どのソフトやシステムを利用すれば、法的に問題ないか比較しなければなりません。確実に法的基準を満たした製品を導入するためには、ジーマ認証を受けているかどうかで判断すると良いでしょう。

ジーマの公式サイトや国税庁のホームページに認証を受けた製品の一覧が掲載されているので、こちらを参考にしてください。