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契約書管理システムとは、企業の契約書関連業務を効率化しセキュリティを強化する、最近注目されているリーガルテックです。契約書管理システムを導入することにより、契約書の検索、保管、更新通知などの工程をほぼ自動化し、大幅なコスト削減と業務のスピードアップを実現します。
しかし、さまざまなサービス事業者による契約書管理システムが多数存在しているため、自社への導入の際に迷われる方も多いでしょう。企業のニーズによっても選ぶべきサービスは異なるため、慎重に行うべきです。
本記事では、契約書管理システムの基本的な機能から選定のポイント、最新トレンドについてわかりやすく解説。さらに記事後半ではおすすめ契約書管理サービス7選をご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
契約書管理システムは、企業が日々取り扱う多数の契約書を効率的に管理するためのサービスです。主な機能として契約書の検索や保管、契約更新時期のリマインダーなどがあり、契約書に関わる業務を自動化できることから、業務効率を改善できます。
契約書管理システムは数多くあるため、どれを自社で導入するべきか悩んでしまうものです。システムの選び方のポイントを以下に紹介します。
使いやすさは、システム導入の成功を左右する重要な要素です。たとえば、
などは導入後の使い勝手に大きく影響します。なかでも操作性は、全社員が問題なく使用できるかに関わっています。また、操作が簡単であれば研修コストも少なくて済むでしょう。
セキュリティは契約書管理システムにとって重要なポイントです。契約書に含まれる機密情報を保護するためには、アクセス権限の詳細な設定、操作ログの管理、データの暗号化技術など、セキュリティ対策が万全でなくてはなりません。
また、使用したいサービスで定期的なセキュリティ更新や脆弱性対策が行われているかも確認しましょう。セキュリティ対策がおろそかだと、情報漏えいリスクが高まってしまうため、可能な限りの対策をすることが必須です。
電子契約サービスの有無は、契約プロセスの効率化に直結します。紙ベースの契約書と比較して、電子契約は契約締結のスピードアップ、保管スペースの削減、紛失リスクの低減など、多くのメリットがあります。電子署名や認定タイムスタンプに対応しているか、またそれらが法的に認められている形式を採用しているかなども、重要なチェックポイントです。
契約書だけでなく、関連文書やデータを一元管理できる機能があるか確認しましょう。この機能が備わっていないと、情報の一貫性を保ちながら効率的に業務を進められなくなります。文書の閲覧、ダウンロード、承認プロセスの設定が可能か、またそれらの操作に対する権限設定が細かく行えるかも確認しましょう。機能がどの程度備わっているかにより、文書作成やダウンロード等をスムーズに行えるかが左右されます。
契約書の更新通知、バージョン管理、検索機能など、管理機能の充実度も選定の重要なポイントです。とくに、AIを活用した自動データ化機能や全文検索機能は、大量の契約書を効率的に管理する上で非常に有効です。
最近ではAIをシステムに導入しているケースも見受けられるようになりました。しかし、すべてのシステムに備わっているわけではないため、しっかりチェックしておきましょう。AIをはじめとする機能により、必要な情報を迅速に検索し、契約書の更新や期限管理を自動で行うことが可能となります。これまで以上にスピーディーに作業をこなせるようになれば、生産効率も高くなるはずです。
契約書管理システムは、どのようなメリットがあり、どのような目的のために選ばれているのでしょうか。以下に主なメリットを紹介します。
契約書管理システムを活用することで、紙の契約書に関わる諸経費を削減できます。具体的には、紙の購入費用、印刷コスト、郵送費用、そして物理的な保管スペースに必要な賃料などのコストの削減です。
さらに、電子契約システムと連携して契約プロセスをもデジタル化することで、契約締結にかかる時間と労力を削減することも可能です。
契約書管理システムを導入すると、契約書の検索やアクセス、更新管理を迅速に行えるようになります。AI技術を活用した自動データ抽出機能や契約更新の自動通知機能を備えているものもあるため、契約書関連業務にかかる時間を大幅に短縮できます。
また、契約書の一元管理により、必要な契約書を素早く見つけ出し、関連する業務を即座に進めることが可能になります。業務の効率化だけでなく、契約書管理の精度も向上します。
高度なセキュリティ機能によって、不正アクセスや情報漏洩のリスクを軽減できます。契約書管理システムには、アクセス権限の厳格な管理、操作ログの記録、データの暗号化など、機密情報を保護するための多層的なセキュリティ対策が施されています。
物理的な契約書は、紛失や盗難のリスクが常に伴います。しかし、契約書管理システムを利用することで、契約書をデジタル化しクラウド上で一元管理することができます。これにより、紛失や盗難のリスクを大幅に低減できるだけでなく、災害時のデータ保護にも寄与します。
日本国内では度々災害が起こりますが、そのような万が一の状況でも情報が保たれる環境を得られます。
契約書管理システムを導入した場合、どのように活用できるものなのでしょうか、役に立つシーンはさまざまですが、主に以下のような活用方法が挙げられます。
スキャンやOCR（光学文字認識）技術を使用し、紙の契約書をデジタルフォーマットに変換することも可能です。電子化することにより検索しやすくなり、物理的な保管スペースも節約できるようになります。
また、契約書の電子化によってバックアップ作成も容易になるため、災害時のリスク対策にもなるでしょう。
契約書管理システムは、契約書の作成や保管、検索、更新通知など、契約書に関連する一連のプロセスを自動化できます。重要な契約更新を見逃すこともなくなるなど、契約書の管理を効率化でき、ヒューマンエラーのリスクが減少するのが大きな利点です。
契約書管理システムにも、トレンドが存在しています。現在はどのような契約書管理システムが流行しているのでしょうか。以下で詳しく見ていきましょう。
現在、さまざまな分野でAI技術を活用したサービスが台頭していますが、契約書管理システムにおいてもAIの活用が進んでいます。契約書の自動アップロード、文字起こし、管理台帳の作成など、管理業務を自動化することが可能です。
クラウド型の契約書管理システムは、インターネット経由でいつでもどこでもアクセス可能な環境が整っています。データのバックアップやセキュリティ対策もプロバイダー側で行われるため、企業はシステムの運用や保守にかかるコストと手間を削減できます。さらに、クラウドサービスはスケーラビリティ（拡張性）に優れており、企業の成長に合わせて簡単にシステム拡張が可能です。
モバイルデバイスの普及に伴い、契約書管理システムもモバイル対応が進んでいます。スマートフォンやタブレットから契約書にアクセスできるため、外出先や移動中でも契約書の確認や承認が可能になり、ビジネスのスピード化が図れます。
さらなるAI技術の進化やクラウドコンピューティングの普及などによって、今後も発展していくことが予想されます。
また、法規制の変化に柔軟に対応できるシステムの開発も進められており、企業のコンプライアンス強化に貢献してくれることが予想されます。
以下では、おすすめの契約書管理システムを7つに絞って比較しています。費用や特徴などを表にまとめました。また、各サービスの特徴についても解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
| サービス名 | 無料プラン/トライアル | 月額費用（税込） | 特徴 |
|---|---|---|---|
| 電子印鑑GMOサイン | 9,680円～ | 電子契約主体のサービスだが、スキャン文書管理や契約レビューパックなど契約書管理に関するオプションが充実している | |
| LegalForceキャビネ | 要問い合わせ | AIによる契約書情報の自動抽出、管理台帳の自動生成・出力などができる | |
| ContractS CLM | 要問い合わせ | 利用人数や用途などに応じてカスタマイズできる | |
| Hubble | 66,000円～ | 期限管理によるリスク回避、権限管理などが行える | |
| クラウドサイン | 11,000円～ | 電子契約主体のサービスだが、クラウドサインSCANなどの関連サービスが充実している | |
| OPTiM Contract | 10,987円～ | 手作業で入力していた契約書の情報入力作業をAIにお任せできる | |
| WAN-Sign | 11,000円 | 長年培った情報管理のノウハウで紙とデジタルの文書を効率的に管理する |
電子印鑑GMOサインは、契約書の作成から締結、保管までを一元的に管理できる国内シェアNo.1（※）の電子契約サービスです。とくに、契約印タイプの送信料が1件あたり110円とコストパフォーマンスに優れており、24時間365日のサポート体制も整っています。契約書管理の効率化とセキュリティの強化を実現しているといえるでしょう。
月額費用9,680円の基本プラン（契約印＆実印プラン）にも十分な文書管理機能が備わっていますが、スキャン文書管理や契約レビューパックといったオプション機能を組み合わせることで、さらに契約書管理の利便性を向上させることが可能です。
従来の紙の契約書をスキャンしてPDF化し、電⼦印鑑GMOサインで電子契約のデータと⼀緒に保管・検索・管理するための機能です。スキャンした文書へタイムスタンプを付与したり、他社サービスで署名した文書の署名情報を管理画面上で確認することも可能です。
煩雑な紙による書類管理をクラウド化し、GMOサインによる契約データと一元管理することで、管理業務を効率化することができます。
契約書作成からレビュー、押印締結、文書管理まで契約業務全体の一元管理を可能にするオプションサービスです。契約書の進捗状況を可視化することで、契約業務の抜け漏れを防ぎ、契約締結というゴールに向けたスムーズな業務遂行を可能にします。
AI-OCR機能を使えば、契約に必要な情報を自動抽出できるため、人の目によるチェックでは見落としてしまいそうになるポイントのダブルチェックに有効です。
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※1 「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ（2023年11月）
※2 電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の送信数（タイムスタンプのみの契約を除く。電子署名法の電子署名の要件より）。自社調べ（2023年12月）
LegalForceキャビネは、AIを活用して契約書の文字起こしや管理台帳の作成を自動化するシステムです。すぐれた高速検索機能により、必要な契約書を迅速に見つけ出すことが可能で、自在な権限設定が可能なため、複数の部門をまたいで契約書の共有が可能になります。
ContractS CLMは、契約書の作成、承認、締結、管理をワンストップで行えるシステムです。契約書のステータスや履歴、関連情報を一覧で確認でき、契約に潜むリスクの把握や業務改善に役立ちます。
Hubbleは、WordやGoogleドキュメントをそのまま使用できるクラウドサービスです。契約書の作成から送付、承認、締結、保管、検索までを一元化でき、SSL/TLS暗号化やアクセス権限制御などのセキュリティ対策も充実しています。
クラウドサインは、弁護士ドットコム株式会社が提供する電子契約サービスです。関連サービスのクラウドサインSCANは契約書のデータ化を手間なく完了できるサービスで、契約書の契約締結日や自動更新の有無などの情報を検索可能にし、契約自体の更新日・終了日の管理機能を搭載しています。
OPTiM Contractは、AIにより契約書管理を効率化できるサービスです。契約書名・企業名・有効期限などを抽出し、紙の契約書や電子契約書を自動でデータ化します。契約書名や企業名、キーワードでの簡単な検索や契約期限の自動通知機能も備えています。
WAN-Signは、電子署名や電子印鑑を利用して、紙の契約書と同等の法的効力を持つ電子契約が締結可能なサービスです。契約書の検索や閲覧、バージョン管理・承認ワークフローなどの一元管理が可能で、契約書の保管期限や開示請求への対応など、コンプライアンス管理に必要な機能を搭載しています。
契約書管理システムは、企業が契約書を効率的に管理するための強力なツールです。契約書の検索、保管、更新通知などを自動化し、業務の効率化が可能になります。無料のオプションも含め、選択肢は多岐にわたりますが、使いやすさ、セキュリティ、電子契約サービスの有無、文書管理機能の充実度などを基準に選ぶことが重要です。
また、AI技術やクラウドサービスを活用した最新の契約書管理システムは、コスト削減、業務の効率化、情報漏洩リスクの軽減など、企業に多大なメリットをもたらします。今回紹介した選び方を参考に、自社に合った契約書管理システムの導入をご検討ください。
AIを活用して契約書管理をしたいと検討している企業には、電子印鑑GMOサイン「契約レビューパック」がおすすめです。契約レビューパックは、契約に関わるすべてのやり取りが自動保管される仕組みになっています。契約の進捗状況がどのフェーズにあるのかも一目で確認可能です。
契約レビューパックはAI-OCR機能を搭載しています。通常のOCRよりも高精度な文字認識が可能です。契約に必要な情報が自動的に抽出されるため、大幅な業務効率アップが期待できるでしょう。
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