個人・企業を問わず、仕事の取引内容について互いに認識のズレがあってはいけません。後になって「本来はこうだった」「聞いていない」などの水掛け論になるのは双方の信頼関係にも悪影響がおよびます。そうしたトラブルに発展しないためには、取引で交わす書類は正確に作成して、正当性があるものとしておかなければなりません。

本記事では、取引において重要な書類である「証憑」について、その役割や種類、保存期間を解説します。似た言葉として混同されることの多い「証票」との違いや証憑の電子化の可否についても紹介します。

証憑（しょうひょう）とは？

証憑（しょうひょう）とは、個人間・企業間の取引における正当性を証明するために作成される書類のことで、証憑書類とも呼ばれます。契約を結んだときやお金を支払ったときなど、取引時の義務が履行された場合に作成される書類がこの証憑に該当します。証憑という言葉そのものは、出来事や状況の信憑性を裏付けるための証拠という意味で使われますが、仕事上の取引に関する証憑の場合は「証拠となる書類」という意味で使用されることがほとんどです。

「証憑」と「証票」の違い

証憑と同じ読みの「証票（しょうひょう）」は、意味が異なるので注意が必要です。証票は証明書という意味合いが強く、学校の卒業証書や運転免許証など、権利や資格を証明するものを指します。一方、証憑は契約に関わる書類で、法的なニュアンスがより強いものです。

「証憑」と「領収書」の違い

領収書は証憑の一種です。領収書は日頃目にする機会も多いため、一番身近な証憑書類といっても過言ではないでしょう。

証憑の種類一覧

取引や契約に関わるものの多くは証憑に該当し、その種類は多岐に渡ります。以下に代表的な証憑書類を紹介します。

売上に関する証憑書類

金銭のやり取りについて、書面に内容や具体的な金額が記載されているものは、基本的に証憑となります。企業の利益に直結している重要な書類であり、取引の妥当性・正確性を担保できるものになります。

売上に関する証憑書類で代表的なものを3つ挙げます。

請求書

請求書とは、商品やサービス、労働力の提供に対して金銭を請求するために作成される書類です。売り手が顧客に対して支払いを要求する際に作成される書類になります。請求書には販売者・購入者の情報、請求内容や支払い条件、合計金額などが細かく記載されており、会計処理や税務申告時において重要な役割を果たします。

領収書

領収書は、商品やサービスなどの支払いが正しく行われたことを証明するために発行される書類です。買い手が支払いをした際に、売り手側から買い手側に対して発行されるものです。こちらも請求書と同様、販売者・購入者の情報や取引の詳細、支払われた日付や方法・合計金額が記載されます。

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売買契約書

売買契約書は、売買契約を売り手・買い手が成立させるにあたって、あらかじめ合意した内容を書面としてまとめたものを指します。売買契約書自体は作成義務がなく、実際に作らなくても取引は問題なく行えることがほとんどですが、万が一トラブルが発生した場合に取引の証拠となりリスクを最小限に抑えるのに役立つものです。契約当事者双方における認識のズレなどによって引き起こされるトラブル処理のほか、天災で生じた予想外の損失などについてもどのように損害を補填するのかなどを記していくこともあります。

日常的な買い物で売買契約書を作成することはありませんが、自動車や住宅など高額な買い物の際にはかならず作成します。

従業員に関する証憑書類

従業員を雇用する際や、従業員に給与を支払う場合に作成する書類も証憑に該当します。従業員との間で交わされた契約や取引の詳細が記載されているため、厳重に保管しなければならない書類です。

従業員に関する証憑書類で代表的なものを3つ挙げます。

雇用契約書

労働者と雇用主の間で雇用関係を結ぶために作成されるのが雇用契約書です。雇用条件や労働者・雇用主それぞれの義務や権利について明確にすることが目的の書類であり、労働関係の法律や規則に関する内容が含まれているものが多いです。適切な業務遂行のために交わされる書類であるため、その重要性や信憑性は非常に高いものとなります。

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業務委託契約書

業務委託契約書は、委託者が受託者に対して特定の業務を委託する際に作成される書類です。社外の取引相手に仕事を委託する場合によく作成される書類で、委託者は業務の遂行を受託者に一任することで効率性や専門性を確保できます。当事者双方の情報や業務内容の詳細、報酬と支払い時期などが明確に記載されます。

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給与支払証明書

雇用者側が従業員に支払った給与について証明するために作成するのが、給与支払証明書です。従業員が受け取った給与額や給与の支払い月、控除などについて詳細に記載されており、所得証明等の手続きで使用されます。雇用者が従業員に対して正確に給与支払情報を提供している証明となる書類で、従業員側も自身の所得を証明するための重要な書類です。

仕入れに関する証憑書類

商品の仕入れに関して作成される書類も証憑に該当します。企業の経営において重要な役割を持つ書類であるため、適切な扱いを心がけましょう。

仕入れに関する証憑書類で代表的なものを3つ挙げます。

見積書

商品やサービス、労働力を提供する際の価格や費用の見積もりを記す書類が見積書になります。顧客側と事業者側の商業取引で発行されるのが一般的です。ビジネスにおいて重要な役割を持つ書類であり、予算立案や依頼の検討など最終的な決定を下すためにも重要視されます。

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発注書

商品やサービス、労働力の提供者に対して、顧客側が申し込み（購入）の意思表示をするために作成するのが発注書です。商品やサービスの詳細や単価・金額、納品条件や納期などが細かく記されます。正確な注文内容や条件を明示することで、トラブルのない円滑な取引ができるようにする役割があります。

納品書

商品の納品が実際に行われたことを証明するために作成される書類が納品書です。いつ・何を・いくつ・どこへ納品したかといった情報が記載されており、取引が適切に行われたことを証明する書類になります。

社内の意思決定に関する証憑書類

会社内における意思決定の重要な証拠となる書類も証憑書類として扱われます。

社内の意思決定に関する証憑書類で代表的なものを2つ挙げます。

取締役会議事録

取締役会議事録は、企業の取締役会で行われた議論や決定事項を記録した文書です。取締役会議事録は、法律上の要件を満たし、後日参照・証拠とするために重要です。また、株主や監査役などの関係者が企業の運営状況を把握するために使用されます。

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ここに挙げたものは証憑書類の代表的なものです。ほかにも「証拠」となりうる書類は基本的に証憑書類に該当します。

証憑の保存（保管）期間

事業者には、発行した証憑を一定期間保存する義務が税法・会社法により定められています。ここでは、証憑の保存期間について解説します。

個人事業主における証憑の保存期間

個人事業主の場合、証憑の保存期間は青色申告か白色申告かによって異なります。

白色申告

白色申告を行っている個人事業主は、証憑書類を5年間保存する義務があります。これには、業務に関して作成または受領した請求書、納品書、領収書などの書類が含まれます。なお、収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）は7年間保存する必要があります。

参考：個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について｜国税庁

青色申告

青色申告を行っている個人事業主の場合、証憑書類の保存期間は以下の通りです。

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

法人における証憑の保存期間

法人税法施行規則によれば、法人の場合、証憑の保存期間は7年間と定められています。対象となる証憑は、商取引に関するほぼすべての書類（帳簿書類や決算書類、契約書、見積書、発注書、請求書、領収書、納品書など）です。

（帳簿書類の整理保存等）

第六十七条　法第百五十条の二第一項（帳簿書類の備付け等）に規定する財務省令で定める書類は、次に掲げる書類とする。

一　前条第一項に規定する取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し

二　棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類

２　普通法人等は、前条第一項に規定する帳簿及び前項各号に掲げる書類を整理し、第五十九条第二項（帳簿書類の整理保存）に規定する起算日から七年間、これを納税地（前項第一号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地）に保存しなければならない。

出典：法人税法施行規則 | e-Gov法令検索

ただし、欠損金の繰り越しがある事業年度の場合などは10年間の保存義務があります。また、保存期間の起点は証憑の発行日ではなく、事業年度の確定申告の提出期限の翌日です。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁　

なお、会社法では、会計帳簿およびその事業に関する重要な資料は、10年間保存することが義務付けられています。そのため、法人の場合は10年間を証憑書類の保存期間の目安と考えておくと安心でしょう。

証憑は電子化による保存が可能

1998年に電子帳簿保存法が施行されて以降、帳簿や書類は電子化が進められてきています。証憑もこの対象となっており、紙ではなくデータとして作成して、データのまま手元で管理することも可能となりました。こうした書類の電子化にはさまざまなメリットがあります。

一つは、紙の書類だと大変だった書類の管理が非常に楽になることです。取引の数が増えるたびこうした書類の作成量も増えるため、紙での管理も次第に苦労することになりますが、電子上での管理であれば場所も取らず、思わぬかたちで紛失するリスクも抑えることができます。また、必要なときに探し出しやすいことも電子上で管理する大きなメリットです。

そして、領収書などの一部書類は印紙税の課税対象であるため、金額に応じた収入印紙を購入して貼り付けなければなりません。この印紙税は紙の書類のみに適用されるため、電子上で作成した書類の場合は印紙税がかからないというのも大きな特徴です。管理上のリスクも大幅に削減できるだけでなく印紙税にかかるコスト削減にもつながるため、証憑の電子化をぜひ検討してみてください。

証憑は安全性・効率性の高い管理が必要

証憑は、取引の正当性を示すための大切な書類です。万が一のトラブルを避けるためにも、契約時に交わした内容を見直せる証拠として安全性・効率性を高く管理することが必要になります。書類ごとに定められた保存期間内はしっかりと保管するように心がけましょう。紙での管理が面倒だと感じたら、リスク管理のためにも電子契約サービスの導入をおすすめします。電子契約にはさまざまなメリットもあり、ランニングコスト以上の効果を見込めることが多いです。

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GMOサインはあらゆるシーンで使える電子契約サービスであり、証憑の作成や管理も簡単で、権限や閲覧設定により大切な書類は厳重に保管することが可能となるため、安心して利用できます。サービス利用において不明な点があれば、電話やチャットでのサポートも充実しているため、慣れるまでは何度も教わりながら作業を進められます。どの電子契約サービスを導入するかお悩みの方は、GMOサインを検討してみてはいかがでしょうか。

※1 「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ（2023年11月）
※2 電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の送信数（タイムスタンプのみの契約を除く。電子署名法の電子署名の要件より）。自社調べ（2023年12月）

まとめ

証憑は取引の正当性を証明する重要な書類であり、適切な管理が不可欠です。保存期間や管理方法を正しく理解し、法令に準拠した取り扱いを心がけましょう。電子化による証憑の管理は、効率性や安全性の向上につながる有効な手段です。電子契約サービスの導入を検討することで、証憑管理の負担を軽減し、業務効率を高めることができます。適切な証憑管理は、企業の信頼性向上やリスク軽減に貢献し、健全な事業運営の基盤となります。