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デジタル化が進む現代のビジネスシーンで、電子印鑑の需要が急速に高まっています。コスト削減、業務効率化、そして環境への配慮まで、電子印鑑には数多くのメリットがあります。しかし、「どうやって作るの？」「本当に安全なの？」といった疑問をお持ちの方も多いはず。
本記事では、無料で使える電子印鑑作成ソフト3選と、セキュリティ面でより安心な法人向け有料サービスをご紹介します。各ツールの特徴や使い方、さらには電子印鑑の法的効力まで、徹底解説します。
電子印鑑を作成するには、主に3つの方法があります。これら3つの作成方法におけるメリットやデメリットを把握したうえで、電子印鑑の作成方法を考えなくてはなりません。
電子印鑑を作成できるフリーソフトがいくつか存在しています。フリーソフトであればコストがかからないことから、個人事業主など小規模事業者が利用したり、社内回覧など限定的な電子印鑑を作成する目的で使われたりしています。
手軽に電子印鑑を作成できる反面、セキュリティやカスタマイズ性などには限界があります。「必要最低限の機能を使用できれば問題ない」と考えている方向けです。
電子印鑑をフリーソフトで作る場合、以下のようなメリットがあります。
フリーソフトで電子印鑑を作成する最大のメリットは、手軽さとコストパフォーマンスの良さにあります。とくに、個人での使用や小規模事業での簡易的な文書への利用に限定すれば、問題なく使えるでしょう。
電子印鑑をフリーソフトで作る場合、以下のようなデメリットがあります。
フリーソフトを利用する際は、これらのデメリットを十分に考慮しなくてはなりません。とくに契約の場面に使用するのであれば、電子印鑑の法的有効性は非常に重要です。
オフィス業務で広く使用されているWordやExcelは、多くの人にとって馴染み深いツールではないでしょうか。これらを使用して電子印鑑を作成することも可能です。
WordやExcelで作成する場合、利用経験があれば新たなツールの操作方法を覚える必要がなく、スムーズに電子印鑑を作成できる利点があります。しかし、電子印鑑作成の専用ツールではないため、この点を考慮したうえで使用しなくてはなりません。
電子印鑑をWordやExcelで作る場合、以下のようなメリットがあります。
WordやExcelで電子印鑑を作成するメリットとして、手軽にツールを使用できる点が挙げられます。すでに業務でWordやExcelを使用しているユーザーは、新たなツールの操作方法を覚えるために時間を割くことなく電子印鑑の作成が可能です。
電子印鑑をWordやExcelで作る場合、以下のようなデメリットがあります。
WordやExcelを使用して電子印鑑を作成する場合、機能の限界やセキュリティの面での不安が否定できません。これらのデメリットは、フリーソフトと共通しています。
有料の電子印鑑作成サービスを使う方法は、ビジネスで活用する場合にもっともおすすめです。その理由として、セキュリティや機能性、サポート性の高さなどが挙げられます。
電子印鑑を有料サービスで作る場合、以下のようなメリットがあります。
有料サービスを利用するメリットとして、セキュリティとサポート体制が充実している点が挙げられます。とくに、重要なビジネス文書や契約書類に使用する電子印鑑を作成する際には最適でしょう。
電子印鑑を有料サービスで作る場合、以下のようなデメリットがあります。
有料サービスを利用する場合、必要な機能やセキュリティレベルを事前にしっかりと把握し、自社のニーズに合ったサービスを選択することが重要です。また、コストパフォーマンスを考慮して、適切なプランを選定しなくてはなりません。
フリーソフトは誰でも無料で利用できる利点があるため、コストを可能な限り削減したい場合におすすめです。また、フリーソフトはネットでかんたんに見つけることができますから、スムーズに導入できる点も魅力といえるでしょう。以下ではおすすめのフリーソフトを紹介します。
クリックスタンパーは、スタンプ風のベクター画像（拡大縮小をしても画像の劣化がないデータ）を容易に作成できる電子印鑑ソフトです。さまざまなスタイルのスタンプ画像を用意された三文判やマル秘印、回覧印、日付が入ったデーターネーム印などのサンプルファイルをベースに作成できます。画像はEMF形式、PNG形式、JPEG形式、BMP形式、GIF形式などでエクスポートでき、さまざまなドキュメントで使用可能です。
Excel電子印鑑は、Excelのシートにさまざまなスタイルの印鑑を押すことができます。認印、角印、データネーム印など、ビジネスシーンでよく使われるスタンプをかんたんに追加できる、便利なソフトです。
設定画面で印影をプレビューしながら、フォントや色、サイズを自由にカスタマイズできます。操作方法も比較的シンプルで、文書作成の効率を高めてくれるでしょう。
職印くん32は、会社で使用するさまざまな印面を作成し、クリップボードに転送するソフトです。メタファイル形式、ビットマップ形式、PNG形式、SVG形式に対応し、部署・氏名の自動レイアウト機能を搭載しています。
認証機能をはじめとする高度なシステムはありませんが、三文判として気軽に使えます。文書作成の効率化を求めるビジネスシーンでの活用におすすめです。
以下では有料で利用できる、電子印鑑作成サービス・ソフトを紹介します。どれも機能性の優れたものばかりなので、参考にしてみてください。
「電子印鑑GMOサイン」は、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子契約サービスです。契約書や見積書などの重要文書に対して、かんたんに電子署名を付与できる点が強みとなっています。
GMOサインの特徴は、優れたセキュリティ機能が搭載されている点です。文書の改ざん防止機能やログ管理機能を備えているため、トラブル防止に役立ちます。さらに、誰でも使いやすい設計のため、初心者でもかんたんに操作できるメリットは大きいでしょう。
GMOサインで採用されているのは、法的有効性が確立された電子署名です。加えてGMOサインでは、印影登録機能によって文書に実際の印影を付与できるため、従来の商慣習の尊重と新しい時代の契約方式の採用を両立させることができます。
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「Shachihata Cloud」は、印鑑の老舗メーカーであるシヤチハタ株式会社が展開する電子印鑑サービスです。Shachihata Cloudでは、シヤチハタが提供する物理印鑑のデザインを、そのまま電子印鑑として再現できます。文書の電子化が進むなかでも、印鑑の伝統的なデザインを重視するユーザーにはとくにおすすめです。
「My電子印鑑」は、株式会社サンセールが提供しているサービスです。My電子印鑑は利用者のニーズに合わせたカスタマイズが可能となっており、幅広いデザインとサイズのなかから、用途に応じて最適な電子印鑑を選択できるようになっています。
また、企業のロゴやオリジナルのデザインを印鑑にすることも可能です。企業におけるブランディングにも役立っています。
「パパッと電子印鑑4PRO」は、株式会社Bliss Brainが運営する、個人事業主から中小企業までを対象としたWindows用のデスクトップアプリケーションです。パパッと電子印鑑4PROの魅力は、初心者でも容易に操作できる点と、豊富なテンプレートを提供している点にあります。
独自の電子印鑑を短時間で作成できるだけでなく、文書への押印も行うことが可能です。さらに、文書のセキュリティを強化する機能も備えており、小規模オフィスでも安心して使用できます。
法人契約の場合は、電子契約サービスを利用すべきといわれていますが、理由はどこにあるのでしょうか。具体的な理由を解説します。
電子契約サービスの多くは法的有効性が確認された電子署名およびタイムスタンプを付与することで、文書に対する証拠力を担保しています。電子印鑑のなかにはタイムスタンプなどの識別情報が付与されていたり、偽造防止の工夫がされていたりするものもありますが、そもそも電子印鑑自体は法的に定義されたものではありません。企業として取引先との契約などの電子化も検討しているのであれば、法的有効性がたしかな電子契約サービスを検討すべきでしょう。
※電子契約サービスのなかには電子署名を提供していないところもあるため、事前にしっかりと確認しましょう。また電子署名にも複数の種類があります。GMOサインは、「立会人型電子署名」と「当事者型電子署名」の両方を標準機能として提供しています。
契約は印鑑を押せば終わりというわけではありません。契約の締結までには、文書の作成からレビュー、取引先への署名依頼、文書の管理までいくつものフローが存在します。電子契約サービスであれば、それらの業務を円滑に遂行するためのさまざまな機能が用意されていることが多く、契約業務全体のデジタル化を可能にします。
電子印鑑を作成できるソフト・サービスが多数ありますから、業務効率化に利用しない手はありません。ただし、フリーソフトや有料サービスなど、いずれの方法にもメリット・デメリットがあるため、それらを理解したうえで利用することが重要です。
セキュリティ機能や安全性などを考えた場合、有料の作成サービスや電子契約サービスを利用する方法がもっとも安心といえます。今回紹介したソフト・サービスを参考に、自社に合ったものを選んでみてください。
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電子契約サービスごとの違いや選び方などについて、下記の記事でわかりやすく比較しています。ぜひご参考にしてください。また、各社のサービスをまとめた比較表を“無料”でダウンロードできます。
＼ “無料” で使える電子契約サービスをまとめました！ ／
＼ 各社サービスを一覧でチェック！ ／
GMOサインは、導⼊企業数No.1 ※ の電子契約サービスで、350万社以上の事業者にご利用いただいております。また、自治体などにおいても広く導入されています。同⽔準の他社サービスと比較をしても、使用料がとてもリーズナブルなのが特徴です。さらに、無料で試せる「お試しフリープラン」もあるので手軽に利用できます。各種機能も充実しているため、使い勝手も抜群です。ぜひ一度お試しください。
※ 導入企業数は「GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントする。内、契約社数「100万社」（複数アカウントをご利用の場合、重複は排除）
