「源泉徴収票を紛失してしまったけれど、再発行してもらえるの？」と困った経験はありませんか。また、紛失したことを言い出しづらい、以前の勤務先が倒産してしまったからどこに頼めばいいかわからないとお悩みの方もいるでしょう。

本記事では、源泉徴収票の再発行について、申請先や依頼の流れ、必要な期間などを解説します。再発行を切り出しにくい場合の対応方法や、源泉徴収票の代わりになる書類についても紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

源泉徴収票とは？

源泉徴収票という言葉は知っているけれど、どのような内容が記載されているのかわからないという方もいるでしょう。はじめに源泉徴収票の基本について解説します。

勤め先が発行する年収や源泉徴収税額が記載された書類

源泉徴収票とは、個人の年収や源泉徴収税額などが記載された書類で、主に「収入の証明」のために利用されます。発行元は、主に給与や報酬を支払っている事業者（つまり雇用主や依頼主）です。源泉徴収票は従業員や受給者に対して、その年に支払われた給与や報酬の総額、源泉徴収された所得税の金額などを記載し、年末調整後に交付されます。源泉徴収票に記載されている具体的な内容は以下の通りです。

源泉徴収票をもらうことで、個人の年収や支払った源泉徴収税額を把握できます。次に、源泉徴収票は一体どのようなケースで必要となるのか見てみましょう。

源泉徴収票の提出が求められるケース

源泉徴収票が必要なケースはさほど多くなくありませんが、暮らしに大きな変化がある際には「収入の証明」として提出を求められます。源泉徴収票が必要になる主なシーンは以下の通りです。

確定申告や賃貸住宅の契約、住宅ローンの審査など、お金にかかわるシーンで提出を求められます。子どもが保育園に入園する際、年収確認のために提出しなければならないこともあるので、あらかじめ準備しておくようにしてください。

源泉徴収票の再発行は可能？

源泉徴収票の再発行は原則として可能です。源泉徴収票の発行元に対して、再発行を義務とする明確な決まりはありませんが、内部規定などで再発行に関するルールを定めている組織は多いでしょう。

そもそも源泉徴収票の交付義務は所得税法で定められています（違反するとペナルティが科されます）。また税務署としても源泉徴収票の交付や再発行について、指導を行っています。

（源泉徴収票）

第二百二十六条　居住者に対し国内において第二十八条第一項（給与所得）に規定する給与等（第百八十四条（源泉徴収を要しない給与等の支払者）の規定によりその所得税を徴収して納付することを要しないものとされる給与等を除く。以下この章において「給与等」という。）の支払をする者は、財務省令で定めるところにより、その年において支払の確定した給与等について、その給与等の支払を受ける者の各人別に源泉徴収票二通を作成し、その年の翌年一月三十一日まで（年の中途において退職した居住者については、その退職の日以後一月以内）に、一通を税務署長に提出し、他の一通を給与等の支払を受ける者に交付しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより当該税務署長の承認を受けた場合は、この限りでない。

出典：所得税法 | e-Gov法令検索

なお、源泉徴収票の交付は本人に行いますが、再発行の依頼に関しては本人でなくとも可能です。家族や転職先の代理人が依頼手続きを行う場合も実際に存在します。

源泉徴収票を再発行する流れ

源泉徴収票の再発行が可能であることを確認したら、次は依頼から発行までの流れをチェックしましょう。会社員のケースを例に挙げて、依頼から受け取りまでの流れを紹介します。

公務員の源泉徴収票の再発行について

公務員の源泉徴収票の再発行は、まず所属する部署の総務や人事担当者に連絡して再発行を依頼するのが一般的です。なお、国家公務員であれば国家公務員共済組合委連合会に、地方公務員であれば地方職員共済組合など加入している共済組合に直接請求する方法もあります。

年金受給者の源泉徴収票の再発行について

年金受給者の源泉徴収票の再発行は、日本年金機構または該当する共済組合に連絡して依頼します。再発行の申請は

で行うことができます。申請には、基礎年金番号や本人確認書類が必要です。再発行手続きには時間がかかる場合があるため、早めの依頼が推奨されます。手続きが完了すると、新しい源泉徴収票が郵送されます。

参考：日本年金機構「公的年金等の源泉徴収票をなくしたとき」

なお、年金の源泉徴収票の再交付（再発行）は、紙の場合は過去8年分まで、電子データでの場合は過去5年分まで可能です。

源泉徴収票の発行にはどのくらいの時間を要する？

源泉徴収票は、依頼してからすぐに受け取れるわけではありません。一定の時間を要するため、必要な場合に備えて、早めに依頼しておくことが重要です。ここでは、源泉徴収票の発行までにかかる期間を解説します。

基本的には1週間ほどで受け取れる

発行依頼から受け取りまでは1週間ほどかかります。源泉徴収票が必要になることがわかったら、早めに依頼しておきましょう。依頼から受け取りまでの期間は、会社によって異なります。社内システム上即日で対応ができる場合もあれば、1カ月程度かかる場合もあります。通常は1週間ほどを目安に考えておくと良いでしょう。再発行依頼の際に、担当者に受け取りまでの日数の目安を確認しておくことをおすすめします。

最近は、給与明細とともに源泉徴収票も電子化（デジタル化）されている例が多く、再発行までの時間は短縮傾向にあります。

再発行には事務手数料を求められる場合もある

源泉徴収票の再発行に関しては組織内でルールが定められていることがほとんどです。基本的に再発行手数料はかからないことが多いのですが、なかには紛失防止の観点から事務手数料の徴収を定めている場合もあるでしょう。

源泉徴収票の再発行における注意点

源泉徴収票の再発行には、会社側・社員側別に注意したいポイントがあるので、押さえておきましょう。ここではそれぞれのポイントを解説していきます。

基本的に過去7年分まで再発行できる

「源泉徴収票には7年間の保管義務がある」と記載されているケースも多いのですが、実は源泉徴収票そのものには保管期間の定めはありません。ただし、源泉徴収票発行の際の情報元となる関係書類（源泉徴収義務者が保存する申告書）の保管期間が7年間と定められているため、源泉徴収票も7年間は保管されていると考えるのは自然なことといえます。再発行を依頼する際は、「いつ」の源泉徴収票を再発行したいのか、しっかりと伝えましょう。

参考：No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間｜国税庁

派遣の場合は「派遣先」ではなく「派遣元」に依頼する

源泉徴収票の発行元は、主に給与や報酬を支払っている事業者（つまり雇用主や依頼主）です。派遣社員の場合、派遣会社（派遣元）に雇用されて、派遣先で業務を行うことになるため、源泉徴収票の再発行は派遣元である派遣会社に依頼しましょう。

パートやアルバイトも源泉徴収票の再発行を依頼できる

パートやアルバイトで働いている方も源泉徴収票の再発行を依頼できます。源泉徴収票は、給与を支払っている事業者がその従業員（正社員、契約社員、パート、アルバイトなど問わず）に対して発行する義務があります。そのため、再発行の依頼も同様に可能です。

業務委託の場合、源泉徴収票の交付義務はない

名目上会社に属していても、雇用契約ではなく業務委託として働く方もいます。業務委託の場合、源泉徴収票の交付義務は通常ありません。業務委託契約では、報酬を受け取る受託者（フリーランサーや個人事業主など）は、原則として自ら所得税の申告と納付を行う必要があります。

なお、法人と個人間の業務委託契約では、報酬形態によって源泉徴収が必要なケースとそうでないケースがあります（※）。源泉徴収を行った場合、支払者は「支払調書」と呼ばれる書類を年末に作成し、税務署に提出します。受託者はこの「支払調書」などを基にして確定申告を行いますが、「支払調書」は企業が個人に交付する義務はありません。個人が確定申告をする際にも支払調書の添付は必要なく、報酬金額や源泉徴収税額などを記載すれば十分です。ただし、商慣習として個人に対しても支払調書の交付を行っている企業も一定数存在します。

所得証明書や確定申告書で代用できる場合も

源泉徴収票の保管義務を負うのは発行元のみで、受け取り人は保管義務を負いません。そのため、源泉徴収票を紛失したとしても、利用する機会がないのであれば再発行する必要はありません。

また、源泉徴収票の利用目的として大部分が占めるのが「収入の証明」です。そのため、自治体が発行する所得証明書や確定申告を行っているのであればその申告書で収入が証明できる場合は、源泉徴収票の添付が必要ないと判断されるケースもあります。

源泉徴収票の再発行が難しい場合、ほかの書類で代用できないか一度依頼元へ確認してみても良いかもしれません。

源泉徴収票の再発行でよく寄せられる質問

書類の再発行を依頼したいけれど、電話をしたくない、または勤務先が倒産していて連絡先がわからないとお困りの方もいるかもしれません。ここでは、源泉徴収票の再発行でよく寄せられる質問を紹介します。

まとめ：源泉徴収票の再発行はお早めに

発行してもらった源泉徴収票を紛失しても、一般的には再発行によって入手することが可能です。慌てる必要はありませんが、再発行には時間を要するケースもあるため、源泉徴収票を利用する機会があるのであれば早めに再発行を依頼しましょう。

「何度も発行してもらっているから切り出しづらい」「退職時にトラブルがあったから依頼しづらい」といった場合は、代理人に任せるのがおすすめです。転職先の経理担当や税理士など、代理人に該当する人は複数存在するため、必要に応じて相談しましょう。