企業が労働者を雇用する際、労働条件などを記した雇用契約書（労働契約書）を締結します。雇用契約書は労働基準法によって一定期間の保存が義務付けられています。以前は3年間でしたが、2020年の労働基準法改正によって現在は5年間と定められています。

本記事では、雇用契約書の保存期間の詳細と経過措置、最適な保存・管理方法などを深掘り解説します。なお記事後半では、近年主流となってきた雇用契約書の電子データ化についてもメリットなどを詳しく紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

法律で義務付けられている保存期間は5年

雇用契約書（労働契約書）は、労働基準法109条によって5年の保存期間が義務付けられています。そのため、労働者を雇う企業は台帳や電子データや台帳などで雇用契約書を保存しなければなりません。

（記録の保存）
第百九条　使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

引用元：労働基準法 | e-Gov法令検索

従来の保存期間は3年間

以前は雇用契約書の保存3年間でしたが、労働基準法の改正により2020年4月1日から保存期間が5年間に延長されました。2020年には民法も改正され、賃金債権の消滅時効が2年から5年へと延長されました。そのような背景もあり、賃金に関する法的書類となる雇用契約書に関しても保存期間が延びたのです。

なお、2020年の労働基準法改正によって、保存期間が延長されたのは雇用契約書だけではありません。履歴書や身元引受書、労働条件通知書など雇い入れに関するすべての書類も保存期間延長の対象です。さらに、解雇や災害補償などに関する書類も対象となっているため、企業は労働に関係する書類の保存・管理をしっかりと見直さなければなりません。

参考：厚生労働省労働基準局「改正労働基準法等に関するＱ＆Ａ」

経過措置について

労働基準法が改正されて雇用契約書の保存期間が3年から5年に変わっていますが、当面は経過措置が取られています。そのため、すでに保存期間3年が経過している書類の場合は破棄しても問題ないとされてはいますが、経過措置がいつまで続くかは未定であるため、契約書などの書類の保存・管理を今一度しっかり見直す必要があるでしょう。

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雇用契約書の保存方法

電子契約を導入している企業も増えていますが、雇用契約書などの契約書を紙の書面で作成しているケースはいまだ多いでしょう。そこで雇用契約書の正しい保存方法について詳しく解説します。

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台帳で管理する方法が一般的

雇用契約書などの書類に関しては、プリントアウトした上で台帳を作成して一定期間保存する方法が主流です。昔から続いているやり方ですので、今でも採用している企業は多いのではないでしょうか。

台帳管理の問題点

台帳管理にはメリットもありますが、問題点もないわけではありません。とくに、保存期間が過ぎた書類を破棄せずにそのまま保存してしまうケースが多々あります。

このような状況は、セキュリティや情報管理などの面から適切とはいえないでしょう。また、金融系の企業などとくに厳格な管理が求められる企業では、トラブルを引き起こす原因になりかねません。

そこで、新しい管理方法として電子データでの保存方法を導入している企業が増えているのです。

雇用契約書の電子データ化におけるメリット

電子帳簿保存法の本格運用の開始などにともない、企業における各種書類の電子データ化が急速に進んでいます。多くの電子契約書類が法的拘束力をもつことが明らかになってきたことも、電子契約普及の後押しとなっています。雇用契約書に関しても、電子データ化して保存する企業が増えています。契約書の電子データ化にはさまざまなメリットがあります。

採用プロセスの迅速化

雇用契約書を電子化する場合には、通常、労働者と企業が雇用契約を締結する段階からすべて電子データで行われます。そのため採用から就労するまでの手続きが簡略化され、プロセスの迅速化が期待できるのです。

また電子契約で雇用契約を締結する際には、暗号化などのセキュリティ機能が活躍します。データの正当性や有効性を保持しやすくなるメリットもあるのです。

作業の手間が減って業務効率が上がる

書面で雇用契約を締結する場合には、契約書の作成から台帳への収納までさまざまな作業が必要でしたが、電子化すれば作業にかかっていた手間や時間を大幅に短縮できます。契約業務における作業効率化はもちろん、保存場所の省スペース化などのメリットも見込めます。

コスト削減に役立つ

契約書の作成に必要な紙代やインク代、郵送費などのコスト削減にもつながります。さらに電子契約は印紙税も不要です。契約書を作成する機会や数が多い企業では、年間数百万円単位でのコストを削減できるでしょう。

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雇用契約書を電子化しても保存期間は変わらない点に注意

雇用契約書を電子化しても、労働基準法による保存期間は変わらない点には注意しましょう。しかし、電子データなら場所の確保に困らず、クラウド上での保管やバックアップなどのおかげで、データ消失などのリスクを最小限に抑えられます。

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台帳の雇用契約書を電子化するには

書類のペーパーレス化が進んでいる現状では、将来的に既存の雇用契約書などの書類も電子化する必要が出てくる可能性があります。そこで、書面の書類を電子化するための方法をご紹介します。

台帳の電子化は専門業者の利用がおすすめ

すでに書面で管理している台帳を電子データに変換して保存するには、膨大な工数がかかってしまいます。そこで役立つのが、電子化サービスを提供している業者です。電子化に悩んでいる企業は多いので、豊富な経験やノウハウから自社に合った電子化の方法を提案してくれることが期待できます。

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雇用契約書を電子データで作成する場合のポイント

雇用契約書を電子データで作成する際には、紙の書面で作成する場合と異なるポイントが数多くあります。

電子契約サービスを利用するのがおすすめ

雇用契約書の電子化は、すでに確立された電子契約サービスを提供している業者を利用するのがおすすめです。GMOサインをはじめとする電子契約サービスでは、契約書の作成に必要な電子署名や暗号化がデフォルトとして搭載されており、ほかにも契約書のスキャン機能やシステム連携など拡張性の高い機能が数多く用意されています。

複数のサービスを比較検討して、自社に合ったサービスを利用すると良いでしょう。

本人確認の徹底が重要

雇用契約書を電子化する場合には、企業と個人がそれぞれのデバイスを利用して契約を締結できます。この際、直接顔を合わせていないため、契約する人物が本人であることを確認する作業が非常に重要です。

電子契約サービスで本人確認を行う方法としては、電子認証局や電子サイン、メール送付などの方法が用いられています。電子契約サービスを選定する際には、本人確認の方法もチェックしておきましょう。

「電子印鑑GMOサイン」で雇用契約書を保存しましょう！

雇用契約書など業務上必要な書類を保存するには電子印鑑GMOサインを利用するのがおすすめです。GMOサインでは、電子証明書や電子サインを使った電子契約が可能であるため、本人確認を徹底できます。

また各種書類も電子上で保存できるため、管理も手軽に行えます。書類の電子化を検討されているならば、ぜひGMOサインをご利用ください。

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