PDFとは「Portable Document Format」の略で、Adobe（アドビ）によって開発されたファイルフォーマットです。PDFは、互換性や非改ざん性などが大きなメリットであり、デジタル文書を表示、共有、印刷するために広く利用されています。とはいえ、PDFはテキストデータではないため、情報抽出という観点でいえばデメリットもそんざいします。そして、そういったデメリットを解消する際に利用されるのがOCRです。

本記事では、PDFを利用するケースが多い電子契約を例にとりながら、PDFから情報を効率的に吸い上げるためのOCR処理を高精度で実行するコツを徹底解説します。

電子契約とは？

電子契約とは、紙を使わずにインターネット上でのやり取りで契約を締結する行為を指すものです。2024年1月から電子帳簿保存法の本格的な運用が始まったことにより、電子取引について電子データとしての保存が義務化されたため、多くの企業が紙書類の電子化を進めています。

実際、株式会社アイ・ティ・アールが2023年3月に発表した「企業IT利活用動向調査2023報告」によると、2023年1月時点で74%の企業が電子契約を導入。さらに導入の準備もしくは検討をしている企業も含めれば87.2%で、9割近くの企業が電子契約を導入もしくは検討をしているという結果が出ています。

電子契約に使われるフォーマットは？

電子契約書の多くはWordやExcelで作成されますが、WordやExcelはかんたんに改ざんができてしまいます。そのため、契約締結の際にはWordやExcelで作成したものをPDFに変換して利用するのが一般的です。

また、たとえばECサイトで商品を購入した際、領収書や請求書がPDFファイルとしてEメールなどで送られてくるケースは多いでしょう。購入履歴に領収書（請求書）のPDFファイルダウンロードリンクが設置されていることも多々あります。こういった事実からも電子的なデータのやり取りの多くはPDFを利用していることがわかります。

電子契約にPDFを利用するメリット

PDFとは、Portable Document Formatの略称で、電子化された書類といった意味を指します。なぜ、電子契約でPDFが多く利用されるのか、その主なメリットは次のとおりです。

プラットフォームに左右されない

電子契約にPDFが使われる理由の一つは、プラットフォームに左右されず閲覧が可能な点です。WindowsとMacOSで見た目が変わるようでは、契約書として成立しません。

企業によって、MacOSしか使わないケース、外出先からスマートフォン(AndroidOS)で見るケースなど、さまざまな状況が想定されます。しかし、PDFは文字、画像、レイアウトなどのデータを保持するため、プラットフォームに左右されず閲覧可能です。

作成・閲覧のコストを低減できる

PDFを閲覧するには専用のリーダーが必要ではあるものの、閲覧だけであれば無料で入手できます。また、公式以外にも無料のリーダーは数多くあり、容易に閲覧可能です。

さらにPDFを作成するために別途、専用ソフトを購入する必要もありません。WordやExcelで作成した契約書を容易にPDFに変換できます。ほかのほとんどのエディターソフトでもPDF変換機能は標準で搭載されているため、閲覧や作成に余計なコストがかからないのもPDFのメリットです。

URLを記載するだけで自動的に画像が埋め込まれる

PDFはURLのリンクを入れれば、自動で画像が埋め込まれます。画像加工ソフトでデータを作成した場合、画像は別途添付しなければなりません。

さらに複数のページにある画像やレイアウトの保存も可能なため、大きな手間ではないものの、作成にかかる工程を減らせるのもPDFのメリットです。

改ざんリスクが低減できる

PDFは公式のリーダー（Acrobat）を使えば、無料でデジタルIDを取得して電子署名を施すこともできます。そのため、改ざんリスクの低減が可能です。

もちろん、請求書のような電子契約書類の安全性を担保するためには、電子契約サービスが必要になります。しかし。見積書ぐらいであれば、無料で作成から電子署名までできるのは、PDFの強みといえるでしょう。

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電子契約でPDFを利用するデメリット

PDFは電子契約を行ううえでさまざまなメリットを持つフォーマットです。しかし、少なからずデメリットもあります。

編集が困難

PDFは作成や閲覧はかんたんに行えるものの、編集はかんたんにはできません。公式のリーダーで有料登録をするもしくは専用の編集ソフトを入手する必要があります。もちろん、かんたんに編集できないのは、かんたんに改ざんができないともいえるため、ある意味ではメリットです。

ただ、PDFに変換後、修正が必要になった場合、あらためて元のファイルを修正してPDFに変換し直す手間がかかるのはデメリットといえるでしょう。

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まれにレイアウトが崩れる場合もある

PDFは基本的にはレイアウトが崩れることがないため、閲覧のデバイスを選ばないのがメリットです。しかし、使用するフォントやモニターの画面表示でまれにレイアウトが崩れる場合もあります。

使用するフォントや表示サイズに注意すれば崩れる心配はほぼないものの、取引先にも伝えておかないと作成し直しといった手間につながる可能性もあるでしょう。

テキストデータとして抽出ができない

PDF形式の契約書を受け取った側のデメリットとして、テキストデータの抽出ができない点が挙げられます。たとえば、請求書を受け取った際、金額や購入した商品名をデータベースや会計ソフトに入力しなくてはなりません。しかし、それらのツールはPDFに記載された金額や商品名をテキストデータとして認識しないため、場合によっては手入力で打ち込む必要があります。

請求書を送る側は、印刷や郵送の手間が省け効率化が進むものの、受け取った側は余計な手間が増えてしまう可能性があるのは大きなデメリットです。

PDFのデメリット解消手段としてのOCR

企業の業務効率化対策の一つとして、ペーパーレス化は重要な役割を果します。電子帳簿保存法が改正を重ねるたびに電子保存のハードルを下げているのも、効率化支援といえるでしょう。

しかし、電子文書を受け取る側の手間が増えてしまうようでは意味がありません。そこで、PDFで受け取った契約書や請求書の文字をテキストデータとして抽出することを可能にするのがOCRです。

OCRとは？

OCRとは、Optical Character Recognition/Readerの略称で、日本語では光学的文字認識と訳します。具体的には、手書きもしくは印刷された文字をイメージスキャナやデジタルカメラなどで読み取り、コンピューターが認識する文字コードに変換するものです。

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OCRを利用するメリット

OCRは、手書きの文字をデジタルの文字コードに変換するものといったイメージが強いかもしれません。しかし、PDFからテキストデータを抽出することも可能です。そのため、次のようなメリットが考えられます。

請求データ入力作業の効率化

PDFをOCRで読み込むことにより、テキストデータを抽出できるため、データ入力作業の効率化が可能です。PDFで受領した請求書を自社の会計システムに入力するには、基本的に手作業で一つひとつ入力しなければなりません。そのため、ペーパーレス化は実現するものの、会計担当者の負担は削減されないままです。

しかし、OCRを導入し、PDFを読み込んでテキストデータにすれば、手作業で会計システムに入力する必要もありません。その結果、大幅な会計業務の効率化が可能です。

契約書管理の効率化

OCRでテキストデータにすることで効率化が図れるのは契約書も同様です。契約書のデータ入力や必要に応じた検索業務が大幅に効率化され、人事や労務部門担当者の負担も大幅に軽減されます。

ミスの軽減

手入力の必要がなくなれば、入力ミスがなくなるため、会計や人事、労務担当者の心理的負担軽減も実現します。大量の請求書や契約書をすべて手作業で入力すれば、ミスが起きるリスクも増大するため、OCRで自動化されれば、正確性も高まり効率化以上のメリットを享受できます。

OCRの問題点

PDFのデメリットを解消し、請求、契約書管理業務の大幅な効率化を実現するOCR。しかし、一つ大きな問題があります。それは、読み取り精度の低さです。

漢字、ひらがな、カタカナ、英数字、記号などさまざまな文字の種類が混在する日本語は、元々、英数字だけの英語に比べ文字種類の判定が困難です。そのため、手入力ほどではないものの、ミスが生まれるリスクもゼロではありません。

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PDFの読み取り精度向上を実現するAI-OCR

AI-OCRとは、AI（Artificial Intelligence：人工知能）を取り入れたOCRで、通常のOCRに比べ高い読み取り精度を持っています。そのため、日本語であっても読み取りミスをしてしまうリスクを格段に低減し、効率化実現が可能です。

AI-OCRのメリット

一般的なOCRに比べ、AI-OCRが優れている点は次のとおりです。

文字認識能力の高さ

AI-OCRは一般的なOCRに比べ、格段に高い文字認識能力を実現します。企業によって異なるフォントやスタイルを使った契約書や漢数字、英数字が混在している請求書なども正確に読み取るため、ミスが軽減され、確認作業の効率化も可能です。

前後の文脈を理解した読み取り

AI-OCRはAIによって前後の文脈を理解したうえで読み取りを行います。一般的なOCRは文脈に関係なく読み取りを行うため、たとえば、数字の「1」と英字の「I」を読み取りミスする可能性があります。

しかし、AI-OCRであれば、前後の文脈からその文字が数字なのか、英字なのかを判断して読み取るため、ミスを起こすリスクの大幅軽減が可能です。

学習能力の高さ

使用回数に応じて学習していくのもAI-OCRのメリットです。たとえば、取引先によって異なる請求書や契約書のフォーマットも学習することで、元から高い読み取り精度がさらに向上します。使うごとに効率化が進むのはAI-OCRならではでしょう。

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電子契約業務の効率化を実現する、GMOサイン「契約レビューパック」

電子契約において、高い読み取り精度を持つAI-OCRを利用し契約期限や各種条項などの整理を行うことで、担当者の負担は大幅に削減されます。そこでおすすめなのが、電子印鑑GMOサインの契約レビューパックの利用です。

契約レビューパックは、契約ライフサイクルマネジメント（CLM）として文書作成ワークフロー、承認・決裁管理から契約締結、文書管理、更新管理など契約にまつわる業務を一元管理します。そのなかでも契約業務のデジタル化を推し進めるのがAI-OCR機能です。

さまざまな種類の契約書を読み取り、契約締結に必要な情報を自動で選出、項目化するため、重要項目を手作業で入力・管理する担当者の負担の軽減が可能です。大量な契約書でも一貫性と整合性がある管理を可能にするため、電子契約のスムーズな履行も実現します。

トライアル利用も可能です！興味のある方はまずはお気軽にお問い合わせください。

まとめ：電子契約はAI-OCRの活用で効率的に進めよう

AIの活用によりOCRの読み取り精度は大幅に向上しました。

実務上PDFを取り扱うケースは非常に多く、またPDFに記された情報を自動抽出することで大幅な業務効率化が達成できるケースも多いでしょう。

従来のOCRは読み取り精度に不安があり、抽出した情報の正確性が担保できませんでしたが、AI-OCRの登場によりOCRのデメリットの多くは解消されています。

PDFを基本とする電子契約書においても、AI-OCR機能が活躍する場面は多々あります。電子印鑑GMOサインでは、法務担当者向けのオプションサービス契約レビューパックにてAI-OCR機能をご提供。「電子契約を導入したのに業務効率化の実感があまりない・・・」とお考えの方にぜひおすすめしたいサービスです。無料トライアルもご用意しておりますので、お気軽にお問い合わせください。

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