新型コロナウイルスによる感染症（COVID-19）の拡大を受け、テレワークやWeb会議を行う企業や職場が増えました。それにともなって、これまで印刷して配布していた資料を、タブレットやスマートフォンで閲覧できる必要性が高まりました。

こういった経験から、出勤が可能になった後も、そのままペーパーレス会議に移行する企業や職場が増えているようです。そこでこの記事では、紙資料を使わないペーパーレス会議のメリット・デメリットについて取り上げます。

ペーパーレス会議の基礎知識

ペーパーレス会議とは、Paper＝ペーパー（紙資料）をlessレス（より少ない）、つまり紙資料を減らした会議のことを指します。印刷した紙資料の代わりに、ノートパソコンやタブレット端末などにデジタルの資料を送信し、会議に参加している各個人が、閲覧・共有できるようにします。

また、ツールを活用することで、会議で説明している資料を端末同士で同期させることや、タブレット端末から、資料に手書きで印やメモを取るといったことも可能になります。このように、ペーパーレス会議は、紙資料をなくすだけでなく、ノートパソコンやタブレット端末を利用することで実現できることも数多くあり、検討する価値は十分にあります。

ペーパーレス会議のメリット

これまで紙資料を使った会議を行っていたのであれば、ペーパーレス会議に移行する準備や、各個人の対応などが必要になりますが、多くの企業や職場がペーパーレス会議に移行を果たしています。そのメリットはどこにあるのでしょうか。

会議の準備コストを削減できる

会議のペーパーレス化は、準備コストを削減する効果があります。

紙資料で会議を行う場合、そのものの時間だけでなく、事前に資料を準備し関係者に配布する時間や手間がかかります。また、会議資料が多ければ多いほど、紙代やインク代といったコストも増加するでしょう。

例えば、カラー印刷コストが1枚20円の資料を、会議参加人数20人に各10枚、計200枚用意しなければならない会議を想定してみてください。この会議を10回行ったとすると、4万円のコストが必要になります。もし、タブレット端末に資料が送信可能なペーパーレス化を実現できれば、こうした紙資料の印刷費用を削減できるでしょう。

加えて、その資料を印刷する時間や、印刷した紙資料を会議前に整理し、配るといった時間も削減できるため、会議開催に必要な準備時間が短縮でき、会社全体の業務の効率化にもつながります。

資料の管理コストを削減できる

紙資料を無くすペーパーレス化には、管理コストの削減というメリットもあります。会議で扱う資料の中には、継続的に議題になるものがあれば、今後の参考資料になるものもあります。こうした紙資料は捨てずに保管することも多く、保管場所を確保したうえで管理が必要です。

会議資料をペーパーレス化できれば、物理的な保管スペースは必要なく、タブレット端末の画面上で資料を整理できます。また日時やジャンルで並び替えたり、キーワード検索でスムーズに資料を取り出して参照できるといったメリットもあります。

情報漏えいが起こりにくい

紙資料でありがちな紛失や、意図しない第三者への譲渡、盗難といった情報漏えいのリスクも、ペーパーレス会議の実現によって低減できます。

例えば、会議で必要なデータ資料をGoogleスプレッドシートで作成し、共有設定を会議に参加するメンバーのみにすれば、限定的に閲覧することができます。また会議が終了した後には、シートのオーナー以外が閲覧できないよう設定を更新することも可能です。

資料を作りアップロードした後、いつでも誰でもみれるような状態で放置してしまうといった、システム管理を怠るということさえなければ、第三者へ情報漏えいのリスクが大幅に低減することは言うまでもありません。

加えて、社内の重要な資料を印刷しないように共有しておくことや、資料を閲覧できる権限を持つ会議の参加者が、出所不明の怪しいメールを開かないといったことも徹底していけば、情報漏えいの起こりにくい環境を整えることができます。閲覧や共有の設定も簡単にできるため、紙資料を管理する手間と比べても、メリットがあると言えるでしょう。

遠隔会議をしやすい

テレワークが進む中、遠隔地でも仕事ができるメリットに気づいた職場も少なくありませんが、ペーパーレス会議システムにも、同じようなメリットがあります。

例えば出張中の社員でも、インターネットに接続するデバイスさえ確保できれば、遠隔地からWeb会議に参加できます。また、出張先で作成した資料も即時共有できるため、資料に目を通した上司が、本社から出張先の社員にWeb会議を通して追加の指示を送るということもできるでしょう。

Web会議を利用していたとしても、ペーパーレスが進んでいなければ、かさばる紙資料を自宅や出張先にもっていかねばならなかったり、急に必要になった追加資料を共有できなかったりすることも考えられます。ペーパーレス会議システムを整えておくことは、遠隔会議のしやすさにつながると言えるでしょう。

ペーパーレス会議のデメリット

メリットが多いペーパーレス会議ですが、紙資料だからこそできたことができなくなる、あるいは、しにくくなるというデメリットもあります。

複数の資料を並べて閲覧しにくい

タブレット端末の画面は、A4以下のサイズであることが多く、資料を表示・閲覧できる物理的なスペースが狭いため、複数の資料を並べて閲覧するのが難しいというデメリットがあります。

例えば、期間別のグラフを比べたり、事例ごとの数字を比較して検討したりすることは少し難しくなります。紙資料をテーブルに並べていれば、視線を動かすだけで見比べることができますが、タブレット端末の画面だと、閲覧しているファイルを切り替える必要があります。

結局、一部の紙資料を印刷し、ペーパーレス会議ではなくなってしまったといった事例もあるようです。データ化の際には、タブレット端末や画面上で閲覧しやすい資料を作る必要もあるでしょう。

手書きでメモを取りにくい

会議中に出た意見やアイデア、参考にしたいデータや数字など、紙資料に手書きのメモを書き込むことも少なくありません。その点、ノートパソコンなどの端末を利用していると、手書きのメモを取りにくいというデメリットがあります。

タブレット専用のペンなどを使った手書きツールも利用できますが、実際の手書きとは勝手が異なる場合もあるため、手書きツールを利用する際には注意が必要です。

ITリテラシーが必要

ITリテラシーとは、インターネットの仕組みやネットワーク上のセキュリティシステム、リスクの知識を持ち、また、その知識に基づいてPCやタブレットを活用できる能力のことです。さらには、アプリケーションの操作や、ネット上にあふれている情報の中から、正しい情報を選び出す能力もITリテラシーのひとつと言えるでしょう。

こうしたITリテラシーが十分でない場合、ペーパーレス化によるセキュリティ向上の効果が得られないばかりか、データ流出といったリスクにつながります。

会社の資料の多くを紙で管理してきた場合は、ペーパーレス会議に移行する前にシステムを理解し、ネットワーク関連の知識を身につけるなど、会議参加者のITリテラシー向上に取り組んでおくことが重要です。

また、個人で資料をスマートフォンやタブレット端末で保管する必要がある場合は、管理の方法も確認しておく必要があるでしょう。

▶参考：企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）の解説記事

準備と確認が成功のカギ

ペーパーレス会議には、業務効率化やコストの削減、職場環境の改善など、さまざまなメリットがあります。一方で、資料の共有や閲覧をする際の準備や、安全な情報管理のため、各個人がITリテラシーを備えることも欠かせません。

ペーパーレス会議導入を検討するのであれば、メリットとデメリットを的確に把握し、必要な準備を行ったうえで、社員ひとりひとりの教育を徹底させること。こうしたフローを採ることが、ペーパーレス会議を成功させるカギとなるでしょう。