無料で利用できることから注目を集めているPowerAutomateですが、より便利な利用方法としてGMOサインとの連携が挙げられます。しかし、具体的にどんなことができるのか分からない方も多いのではないでしょうか。

そこで、当記事ではPowerAutomateの機能とGMOサインと連携した時にできる作業について詳しく解説します。GMOサインと連携するメリットだけではなく、問題点も紹介しますので、ぜひチェックしてください。

【プレスリリース】2023-09-27
「GMOサイン」が「Microsoft Power Automate」に対応

PowerAutomateとは？

PowerAutomateは、Microsoft社が提供しているワークフローサービスです。PowerAutomateは定型作業を自動化するRPAであり、下記6点のような業務を自動化することが可能です。

・特定の宛先のメールだけをPCだけでなくスマホに送信
・受信したメールの宛先別に添付ファイルを管理
・受信したメールのグループ内共有
・タスク管理サービスとTeamsを連携し新規タスクを表示
・スケジュールのイベントをきっかけに動作を開始
・アンケート作成サービスとSharePointを連携しデータを自動保存

プログラミングの知識などがなくても設定でき、業務効率化が可能なことから注目を集めているツールになります。

GMOサインとは？

GMOサインは、電子契約サービスです。紙での契約手続きと比較し、契約業務の効率化ができることから近年、注目を集めています。契約手続きは最短1分で完了することができ、契約業務の効率化を図ることが可能です。

GMOサインを利用することでコスト削減も図れます。紙での契約手続きであれば、印紙税、郵送費、保管料などのコストが発生します。しかし、電子契約への変更でこれらのコストを削減できるため、大幅なコストカットが可能です。

コロナ禍を経て、電子契約シーンが増えたこともあり、2023年7月時点で導入企業数は300万社(※1)を突破。国内シェアNO.1の電子契約サービスでもあります。

(※1)導入企業数は「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ（2023年7月末）

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PowerAutomateとGMOサインを連携してできること

PowerAutomateを導入することで、share pointやteams,outlookなどといったMicrosoft社が提供しているサービスとの連携が可能になることが魅力的です。

PowerAutomateとGMOサインを連携してできる機能は、下記の3点になります。

1.署名依頼を送ることができる
2.署名ステータスを確認できる
3.署名が完了した文書を取得できる

それぞれについて詳しく解説します。

1.署名依頼を送ることができる

PowerAutomateとGMOサインを連携することで、署名依頼をスムーズに行うことが可能です。契約書を作成する際、「挨拶」「署名して欲しい箇所」「注意点」 などをメールで送らなければいけません。しかし、PowerAutomateと連携すると、GMOサインのテンプレートを使って署名依頼を送ることが可能です。署名依頼メールの文面を毎回作らずに済むため、業務の効率化につながります。

2.署名ステータスを確認できる

電子契約書のステータスを確認することもできます。電子契約書が、今どのような状態なのかを確認できずに契約がなかなか進まない経験をされた方も多いのではないでしょうか。しかし、PowerAutomateとGMOサインを連携することで、署名ステータスを確認できます。契約がどこで止まっているかを随時、確認できるため、スムーズに契約を進めることが可能です。

3.署名が完了した文書を取得できる

署名が完了した文書を自動で取得し、オンラインストレージサービスへ格納することもできます。

契約書の社内稟議が下り署名が完了しているにも関わらず、先方から契約書がなかなか送られてこないため、契約手続きが進まないこともあります。

PowerAutomateとGMOサインを連携すると、先方が契約書への署名が完了した時点で、契約書などの文書を取得することが可能です。契約書を送付する無駄な手続きを省略できるだけではなく、送付漏れなどのヒューマンエラーの防止にもつながります。格納できるストレージサービスは、「Box」「GoogleDrive」「SharePoint」などです。幅広いサービスに対応している点も魅力の一つでしょう。

PowerAutomateとGMOサインを連携するメリット

PowerAutomateとGMOサインを連携するメリットについて、ご紹介します。連携することで様々なメリットが得られますが、本項では特に注目されているメリットとして、下記3点を詳しく解説します。

1.プログラミングの知識がなくても利用できる
2.業務効率化できる
3.ヒューマンエラーを防止できる

1.プログラミングの知識がなくても利用できる

プログラミングの知識がなくても導入することができるため、専門知識不要で利用できる点がメリットです。システムの構築には、プログラミングの知識が求められるシーンもありますが、PowerAutomateの場合、プログラミングの知識は不要です。

PowerAutomateはアイコンを並び替えることで、システムを構築します。構築した業務フローもアイコンで確認できるため、非常に分かりやすい点もメリットです。

2.業務効率化できる

PowerAutomateとGMOサインを連携することで、大幅な業務効率化が実現できます。日常の業務には定型化できる作業とできない作業があります。その中でも特に電子契約の手続きは、定型化しやすく、PowerAutomateとGMOサインとの連携は非常に相性がよいのが特徴です。

業務効率化することで、担当者は本来すべき作業や定型化できない作業に時間を使うことができます。また、効率化することで、コスト削減につながる点も魅力です。

3.ヒューマンエラーを防止できる

ヒューマンエラーを防止できる点もメリットとして挙げられます。人間であれば、誰でも失敗することがあります。しかし、契約シーンは自社の信用問題にも関わるため、特に失敗を避けたいと考える方も多いのではないでしょうか。ヒューマンエラーは、人間によって引き起こされるエラーです。そのため、できるだけ人間が携わる機会を減らすことでミスを減らすことができます。

PowerAutomateとGMOサインを連携することで、ヒューマンエラーが起こりそうなシーンを事前に回避することが可能です。なかなか予防することができない取引先のヒューマンエラーを事前に防止できる点も魅力といえます。

PowerAutomateとGMOサイン連携するための必要事項

続いてPowerAutomateとGMOサインを連携するための必要事項について解説します。主な必要事項として、下記2点が挙げられます。

1.コストが発生するので予算など社内承認をとる
2.初期設定

1.コストが発生するので予算など社内承認をとる

PowerAutomateとGMOサインを連携するためにはコストが発生します。
GMOサインの契約印＆実印プランとPowerAutomateの利用料金が必要で、さらに連携費用として初期費用と月額利用料が発生します。

費用対効果を算出し、早めに社内承認を取りましょう。

2.初期設定

PowerAutomateの契約をするだけでは、すぐに利用を開始できず、初期設定が必要です。

ただ、前述した通り初期設定にはプログラミングの知識は不要です。そのため、数ヶ月におよぶ学習時間などは不要ですので、安心してください。

連携方法について

ここでは、PowerAutomateとGMOサインの連携方法について解説します。

1.PowerAutomateのユーザー登録

最初にPowerAutomateのユーザー登録を行います。ユーザー登録は、メールアドレス、パスワードを登録するだけです。また、過去にMicrosoft製品を使用したことがある場合、サインインするだけで利用することが可能です。

2.GMOサインのユーザー登録

GMOサインへのユーザー登録も行ってください。PowerAutomateを利用する場合、契約印＆実印プランを利用する必要があります。

3.PowerAutomateで業務フローの作成

自動化したい業務フローをPowerAutomate内で設定します。導入する前に、どのような作業を定型化するかを決めておくと、スムーズに作成することが可能です。

まとめ

この記事では、PowerAutomateとGMOサインの連携によりできることについて詳しく解説しました。

2つのツールを連携することで、署名ステータスを確認できたり、署名が完了した文書を取得できたりするなど、電子契約をスムーズに進めることが可能です。業務の効率化だけではなく、ヒューマンエラー防止にもつながります。

連携する際のメリットだけではなく、連携方法についても詳しく解説していますので、参考にしていただければ幸いです。

連携することで業務効率化できる電子契約サービス電子印鑑GMOサイン

PowerAutomateをはじめとした多くの外部サービスと連携することで業務を効率化できるのが、電子印鑑GMOサインの魅力です。

連携することで業務効率化できる

GMOサインは、単体でも非常に便利ですが、外部サービスと連携することでさらなる業務効率化を目指すことができます。

たとえば、オンラインストレージサービスと連携した場合、電子署名が完了した契約書を自動的に指定のストレージサービス内に保存することができます。先方とのやり取り、格納作業、社内共有などの作業を削減でき、大幅な業務効率化につながります。

PowerAutomate以外に連携できる外部サービス

GMOサインは、PowerAutomate以外にも非常に多くの外部サービスと連携することができます。連携できるサービスの例は下記の通りです。

【SFA・CRM】

・kintone
・salesforce

【ワークフローツール】

・AgileWorks
・X-point
・コラボフロー
・SmartDB
・HUEワークフロー
・Gluegent Flow
・業務デザイナー
・Find ワークフロー

【契約書作成・文書管理ツール】

・LegalForce
・Hubble
・Legaledge
・LIRIS CLM
・LegalForceキャビネ
・Contract One
・OPTiM Contract
・Ofigo契約書管理Fácil
・BUNTAN
・どこでも契約書クラウド
・ActRecipe連携
・Yoom連携

【id管理・ssoツール】

・GMOトラスト・ログイン
・moconavi
・ジョーシス
・onelogin

【不動産業界向け】

・いえらぶCLOUD
・いい生活賃貸クラウド One