「稟議」と「決裁」、どちらもビジネスシーンでよく耳にする言葉ですが、実はまったく異なる意味を持つものです。混同してしまうと、意思決定の遅延やトラブルにつながる可能性もあるでしょう。本記事では、稟議と決裁それぞれの役割と違いをわかりやすく解説します。

稟議と決裁の違い

稟議と決裁は、どちらも組織内で意思決定を行うための重要なプロセスですが、それぞれ異なる役割と意味を持っています。

稟議とは

稟議（りんぎ）とは、組織内で重要事項を起案し、経営層や上司から承認を得る一連の手続きです。稟議書と呼ばれる書類を作成し、関係者に回覧することで、意思決定に必要な情報や意見を収集します。

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決裁とは

決裁は管理職や役員、社長といった決裁者が稟議書などの書類を審査し、最終的な判断を下す行為のことを指します。承認された稟議書に対して可否を判断し、意思決定を行うのが決裁です。

つまり、稟議は「提案内容の承認を求めるプロセス」であり、決裁は「最終判断を下すプロセス」といえます。

稟議と決裁それぞれのプロセス

稟議と決裁は、組織内で意思決定を行うために欠かせないプロセスですが、それぞれ異なる役割とプロセスを持ちます。ここでは、稟議と決裁それぞれのプロセスについて詳しく説明します。

稟議プロセス

決裁プロセス

決裁プロセスは、稟議で承認された稟議書が決裁者に提出されてから始まります。決裁者は、以下の点に注意して稟議書を審査するのが一般的です。

決裁者は稟議書の内容を審査した上で、可否を決定します。可の場合は決裁を行い、関係者に通知。否の場合は理由を稟議書に記載し、関係者に通知するのが主な流れです。

稟議と決裁の重要性

稟議と決裁は、組織内で意思決定を行うために欠かせません。ここでは、それぞれの必要性を解説します。

稟議の重要性

稟議の重要性を4つの観点から解説します。

意思決定の透明性向上

稟議を行うことで提案内容が関係者全員に共有されます。意見や修正点が収集され、意思決定プロセスの透明性が高まります。関係者全員が納得感を持って意思決定に参与できるでしょう。

情報共有の促進

稟議書には提案内容だけでなく、その根拠や関係者の意見も記載されます。関係者全員が共通の情報を持つことができ、効率的な情報共有が図られます。

組織の意思統一

稟議を通じて関係者全員が意思決定に参加することで、組織全体の意思統一を図ることができます。一貫した組織行動が可能となります。

リスクの事前検討

稟議書を作成する過程でリスクが事前に検討され、その対策が講じられます。意思決定後のトラブルを未然に防ぐことができます。

決裁の重要性

決裁の重要性を3つの観点から解説します。

最終判断と責任の担保

稟議書の内容を審査し、最終的な判断を下すのが決裁者の役割です。決裁には組織全体の利益を考慮した判断が求められ、大きな責任が伴います。

組織の方向性決定

決裁者は組織の将来像やビジョンに基づいて判断を行います。決裁は組織の方向性を決定する重要な役割を果たします。

迅速かつ的確な判断

現代の事業環境は変化が早いため、迅速かつ的確な判断が必要です。決裁者は状況を迅速に把握し、的確な判断を行うことが求められます。

稟議・決裁のデメリット

稟議・決裁は組織内での意思決定において重要なプロセスですが、いくつかのデメリットも伴います。これらのデメリットを理解し、適切な対策を講じることが重要です。

時間とコストがかかる

稟議・決裁には、以下の時間とコストがかかります。

とくに、関係者が多い場合や複雑な案件の場合は時間がかかり、コストも高くなります。

稟議・決裁プロセスには多くのリソースが必要です。

書類作成/回覧/承認にかかる時間：これらの手続きには時間がかかるため、迅速な対応が難しいこともあります。
会議の時間：関係者を集めての会議も時間を消費します。
コスト：紙の書類や専用のシステム利用に関連するコストが発生します。

とくに、関係者が多い場合や案件が複雑な場合、時間とコストが著しく増加します。

意思決定が遅れる場合がある

稟議・決裁プロセスは多くの関係者の承認を必要とするため、意思決定が遅れることがあります。現代のビジネス環境では迅速な意思決定が求められるため、これは大きなデメリットとなります。

意思決定の質が低下する可能性がある

十分な議論や検討が行われないまま稟議・決裁が進行することにより、意思決定の質が低下する可能性があります。このリスクを避けるためには、適切なフィードバックと確認プロセスが重要です。

担当者の負担が大きい

稟議・決裁の担当者には、以下のような負担がかかります。

稟議や決裁が増えれば担当者の負担も増し、場合によってはほかの業務に支障をきたすことがあります。

稟議と決裁の効率化が進んでいる

稟議と決裁を効率化することで、組織全体の生産性向上につなげられるでしょう。ここでは主な効率化方法をご紹介します。

電子稟議・決裁システムの導入

電子稟議・決裁システムを導入することで、以下の効果が期待できます。

電子稟議・決裁システムには、さまざまな種類があります。組織の規模やニーズに合ったシステムを選択することが重要です。

稟議・決裁フローの見直し

稟議・決裁フローを見直すことで無駄な工程を削減し、効率化できます。具体的には、以下の点を見直しましょう。

• 承認者の人数を減らす
• 承認基準を明確にする
• 並行承認を取り入れる
• 電子署名を利用する

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テンプレートの活用

稟議書や決裁書などのテンプレートを活用することで、作成時間の短縮が期待できます。テンプレートに必要な項目を記載しておくと、作成漏れも防げるでしょう。

ルール・マニュアルの作成

稟議・決裁に関するルールやマニュアルを作成することで、関係者が共通認識を持つことができます。ルール・マニュアルには、以下の内容を記載しておくとわかりやすいでしょう。

研修・教育の実施

関係者に対して稟議・決裁に関する研修や教育を実施することで、理解度を高め、スムーズな運用を促進できます。

稟議・決裁の効率化につながるワークフローシステム

ワークフローシステムとは、業務の流れを電子化し、効率化するシステムです。稟議・決裁、申請・承認、経費精算など、さまざまな業務をワークフローシステムで管理できます。ワークフローシステムの主な機能を紹介します。

申請・起票機能

• さまざまな申請書テンプレートを用意
• 添付ファイルのアップロード
• 申請者・承認者の情報自動入力
• 申請内容の確認・修正
• 申請状況の確認

承認機能

• 承認ルートの設定
• 承認状況のリアルタイム確認
• 承認期限の設定・リマインダー機能
• 承認コメントの記入
• 承認履歴の確認

進捗管理機能

• すべての業務の進捗状況を可視化
• ボトルネックの特定
• 遅延している業務へのアクション
• 進捗状況のレポート作成

自動処理機能

• 申請内容に基づいて自動的に承認
• 条件分岐による複雑な承認フローの設定
• ルーチンタスクの自動化

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムは、稟議・決裁のプロセスを自動化・効率化することで、組織全体の生産性向上に貢献するツールです。従来の紙の書類による稟議・決裁と比べて、以下の点において改善が期待できます。

ペーパーレス化によるコスト削減と環境負荷低減

紙の書類による回覧や承認は印刷や郵送などのコストがかかり、環境負荷も高くなります。ワークフローシステムを導入することで、これらのコストや環境負荷を大幅に削減できるでしょう。

処理時間の短縮と意思決定の迅速化

ワークフローシステムでは、稟議書などの書類を電子化し、関係者への回覧や承認をオンラインで行うことが可能となります。処理時間を短縮し、意思決定を迅速化できるでしょう。

承認状況の可視化と進捗管理の容易化

ワークフローシステムでは、承認状況をリアルタイムで確認できます。また、進捗管理機能を活用することで、稟議・決裁全体の進捗状況を容易に把握できるでしょう。

ルールベースによる自動処理と標準化

稟議・決裁のルールをシステムに設定することで自動処理が可能となり、承認作業の負担軽減・標準化ができます。

監査証跡の確保とコンプライアンスの強化

ワークフローシステムではすべての承認履歴を記録できるため、監査証跡を確保・コンプライアンス強化も実現できます。

モバイル端末からのアクセスとテレワーク環境への対応

モバイル端末対応機能が搭載されているシステムを導入すれば場所や時間にとらわれず、稟議・決裁が可能となります。

セキュリティ対策の強化

ワークフローシステムは、高度なセキュリティ対策が施されているため、情報漏洩などのリスクを低減できます。

データ分析による業務改善

ワークフローシステムには、過去の稟議・決裁データに基づいた分析機能が搭載されているものもあります。業務の改善や効率化につなげられる機能といえるでしょう。

ワークフローシステムの選び方

ここでは、ワークフローシステムの主な選び方をご紹介します。

組織の規模やニーズに合った機能

ワークフローシステムを選ぶ際には、まず組織の規模やニーズに合った機能を検討する必要があります。

組織規模：大企業、中小企業、個人事業主など
利用人数：利用する人数
業務内容：申請・承認、経費精算、人事考課など
予算：導入・運用コスト

使いやすさ

ワークフローシステムは、業務に携わるすべての人が使いやすいことが重要です。

直感的な操作性：専門知識がなくてもかんたんに操作できる
わかりやすい画面：シンプルでわかりやすい画面
日本語対応：日本語での利用サポート
モバイル端末対応：スマートフォンやタブレット端末からの利用

セキュリティ対策

ワークフローシステムには、機密情報が含まれるため、高度なセキュリティ対策が施されていることが重要です。

ログイン認証：パスワード認証、二段階認証など
アクセス権限の管理：利用者ごとのアクセス権限の設定
情報暗号化：データの暗号化
監査ログの記録：操作履歴の記録

導入・運用コスト

ワークフローシステムの導入には、初期費用とランニングコストが必要です。

初期費用：ライセンス料、導入コンサルティング料、システム開発費など
ランニングコスト：月額利用料、保守管理費、サポート費用など

ベンダーのサポート体制

導入後も安心して利用できるよう、充実したサポート体制が整っているかどうかをしっかりと確認しましょう。

トラブル対応：迅速なトラブル対応
バージョンアップ：定期的なバージョンアップ
ユーザーコミュニティ：ユーザー同士の情報共有
日本語サポート：日本語での問い合わせ窓口（海外製品の場合）

ワークフローシステムは、さまざまな業種・業態の企業で導入されています。自社の課題やニーズに合ったワークフローシステムを導入することで、業務の効率化や生産性の向上を図れるでしょう。

ワークフローシステムで稟議と決裁の負担を軽減！慎重な判断が求められるからこそ効率化を

稟議は「提案内容の承認を求めるプロセス」であり、決裁は「最終判断を下すプロセス」です。それぞれの役割と違いを理解し、正しく使い分けることで、スムーズかつ効率的な意思決定を実現できるでしょう。

効率化させるには、ワークフローシステムの導入も一つの方法です。ワークフローシステムは、稟議・決裁の効率化に役立ちます。組織の規模やニーズに合ったワークフローシステムを導入することで、業務の効率化、意思決定の迅速化、コンプライアンスの強化など、さまざまなメリットを得ることが可能です。社内稟議と決裁の効率化を考えている企業は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。