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契約書は重要な書類だけに、お客さまや取引先に送る時にはスムーズに送付したいものです。
取引やその後の関係がスムーズにいくように、マナーを守ることも大切です。そこで、本記事では契約書に添付する送付状の書き方、どんな点に注意して契約を送ったら良いかを考察します。ぜひご一読ください。
契約書を相手に郵送する場合、書類を単体で送るのではなく、送付状を添えるのが一般的あり、マナーとされています。また、送付状には実務的な面もあります。その目的をおさらいしておきましょう。
取引において契約書はとても重要なものです。本来であれば相手のところに直接出向き、手渡しをすべきでしょう。しかし、さまざまな事情で郵送するしかない場合、送付状を使って挨拶の文章を添えることで、丁寧さを示すことができます。封筒を開けたら契約書しか入っていないよりも、送付状が添えられていると、印象は良くなります。送付状はご挨拶の意味があるため、欠かさないようにしましょう。
同じ封筒の中に、どのような書類を何通送ったか知らせることも、送付状の役割の１つです。
契約書が１通だけであれば特に問題はありませんが、複数の書類があったり、同じ書類が何通も入っていたりという場合には、見落としを防ぐために、送付状にその旨を記載します。
これは、相手方だけでなく、送る側にも役立ちます。。封筒を閉じる前に、送付状に記載した内容と、実際に入っている書類の内容をチェックし、入れ忘れがないかを確かめられるためです。会社によっては、契約書のような専門性の高い書類を作成する人と、封筒に入れて送付する事務作業の人が分かれていることもあります。特に大量の郵便物を扱う企業では 必要書類の入れ忘れが生じやすくなりますので、送付状をチェックリストとすることで、ミスを防ぐのに役立つでしょう。
送る書類や進行中の取引について、伝達事項を示すために送付状を使うこともあります。
たとえば、契約書に相手の署名捺印が必要な時は、その旨を記載します。また、返送してほしい書類が含まれている場合は、いつまでに返送してもらうか、どの住所宛てに送ってもらうかなども伝えることができるでしょう。伝達したい 情報を加えることで、書類の取り扱いをスムーズに行えるようになります。
送付状に記載すべき項目について、決まりがあるわけではありません。しかし、上記のような目的を考えた時に、含めておきたい内容があります。以下6つをご参照ください。
一般的なビジネス文書と同じように、送付の目的がわかるように、タイトルを付けると良いでしょう。たとえば、「契約文書送付のお知らせ」といった形です。受け取った側はタイトルを目にすることで、郵便物の目的がすぐにわかるため安心です。
通常 、送付状の右上に送付した日付を書きます。契約書などの書類は、ちょっとした日数の違いでもトラブルに発展する可能性があります。送付日は双方が確認できるように、年月日のすべてを記載して送りましょう。。年については、西暦でも和暦でも構いません。
送付日の下などに、差出人について記載します。具体的には、会社名や部課名、担当者の氏名、連絡先です。連絡先は、電話番号やメールアドレスなど、普段の業務で使っているものを記載します。会社の住所については封筒に記載していることもありますので、省略するケースもあります。
書類をお届けしたい相手の情報を記載します。会社オフィスの住所で送付する場合には、必ず担当者の所属部署と氏名を記載しましょう。記載漏れがあると誰に宛てた書類かわからずに、取り扱いが遅くなってしまう可能性が高いからです。
また、「御中」や「様」といった敬称を付けることも忘れないようにしましょう。会社名については「株式会社」までしっかりと正式名称で書き、通称や略称は避けましょう。
いきなり事務的な内容に入るのではなく、挨拶文を入れることで、印象を良くできます。頭語と結語 を入れるといった、ビジネス文書のマナーを加えましょう。。
「拝啓」などの頭語を入れてから、「貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」といった文章を書くことが一般的です。季節感のある一文を付け加えることもできるでしょう。
こうした挨拶文の後に、「お取引に関係した書類を送付いたします。ご確認のほどよろしくお願いいたします。」といった文を入れましょう。伝達したい事項があればあわせて記し、「敬具」などで締めます。
最後に、封筒の中に入れた文書のリストを記載します。「契約書 1通」といった形です。複数の文書がある場合には、それぞれの内容がわかる簡単な説明を加えることもできます。見やすいように、リストは箇条書きでまとめます。
送付状の内容とともに、その体裁や文章の構成も大事です。相手に良い印象を与えつつ、ビジネス文書の送付ということで、スマートな印象を与えましょう。この章では送付状の作り方のポイントを解説します。
丁寧かつ相手への気遣いを示す挨拶文とすることは大事ですが、長々と書くことは避けましょう。余計なことがダラダラと書かれていると、郵便物を受け取る相手方に悪い印象を与える可能性があります。シンプルで短い文章にまとめましょう。
送付状は通常A４サイズで作り、全体の構成もシンプルにまとめます。余計な装飾は入れず、見やすいようにあまり間隔を詰めずに、送付状を見れば内容がすぐに理解できるように整えます。送付状に会社のロゴが入っている場合は小さめにし、大事な内容よりも目立たないように工夫しましょう。
封筒の中に入れる書類の順番通りに、送付状の書類リストも記載します。たとえば、契約書・細則・関連書類という順番で入れるのであれば、リストもその通りに、上から箇条書きにします。相手はまず送付状を見てから、書類がそろっているかを確認しますので、リストの通りに揃えましょう。
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契約書と送付状ができたら郵送します。その際には気を付けておきたいポイントがあるため、以下にて解説します。マナー違反と思われないように、丁寧に作業を進めていくことが肝心です。
契約書などの書類はとても大事なものですので、折らずに、そのままの状態で送ります。封筒は紙ですので、郵送中に折れてしまうこともあります。汚れからカバーするためにも、契約書をクリアファイルに入れて送ると良いでしょう。
送った書類が雨の中の配達となる可能性もあります。郵送業者も細心の注意を払っていますが、どうしても濡れてしまうこともあります。クリアファイルに入れておけば、封筒が濡れても大事な契約書までは濡れずに済みます。封筒のサイズもクリアファイルが入るように少し大きめにすると、取り出す時も楽になります。
契約書にしても他の書類にしても、取引上、重要な情報や個人情報が記載されているため、情報が外部に漏れないように送ることがマナーです。茶封筒にそのまま入れると、透かして見た時に、中身がうっすらと見えてしまうことがあります。
特に大事な書類については、封筒内が二重構造になっている「二重封筒」というタイプの封筒を使うと良いでしょう。こうした配慮があると、相手方の印象もアップします。
書類に署名をしてもらう、回答をしてもらうといったケースでは、返信が必要です。こちらから返信を求める形となりますので、切手を貼った返信用封筒を同封するのがマナーです。また、返信用封筒にはこちらの住所や宛先を記載しておき、相手が作成した書類を入れるだけの状態にしておくと良いでしょう。
郵便局などに持っていき、郵送をお願いする前に、押さえておきたい注意点があります。
契約書は、「信書」という文書の種類に属します。この信書とは、総務省によると次のような書類となっています。
「信書」とは、
「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法に規定されています。
「特定の受取人」とは、
差出人がその意思又は事実の通知を受ける者として特に定めた者です。
「意思を表示し、又は事実を通知する」とは、
差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えることです。【出典】総務省「信書のガイドライン」
「文書」とは、
文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のことです（電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません。）。
つまり、特定の相手を指定して送り、その相手に対する直接的なメッセージや情報が記載されているものについては、基本的に信書として扱います。たとえば、請求書や業務報告書、結婚式への招待状が含まれます。一方で、広く配布するカタログや書籍は信書となりません。
この考えで行くと、契約書は信書です。信書を送る手段は決められていて、郵便で送る必要があります。いわゆるメール便などは信書取り扱いができないので、契約書を郵便以外で送ることは違反となってしまいます。
契約書は非常に重要な書類ですから、さらに安全な方法で送ることもおすすめです。特定記録郵便や簡易書留といった送付方法が該当します。こうしたサービスでは、相手が確かに受け取ったという記録が残されるため、紛失や受け取り拒否を防ぐ際にも役立ちます。
封筒の中に契約書を入れる前に、割印が入っているか確認しましょう。割印とは 、原本と写しの両方にまたがるように押印をすることで、双方の書類の内容に相違がないことを証明するものです。改ざんなどを防ぐために必要なものですので、写しがある場合には必ず割印を入れましょう。
基本的なことですが、宛先はダブルチェックします。特に、書類の作成者と封筒を用意して発送する事務担当者が異なる時は、ミスが起こりやすいため要注意です。重要書類が関係のない他社に輸送されてしまったら、大きな問題となってしまいます。
契約書などの重要な書類を送付する場合、通常の文書よりも細かな注意を払い、マナーを意識することが大切です。普段の郵便物の発送以上に注意を払うことで、トラブルを防ぎ、スムーズな取引を進められます。また、マナーを守ることで相手に良い印象を与えることもできます。解説したポイントを振り返りつつ、文書送付の作業を進めていきましょう。
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