他社サービスと比べて、直感的に操作でき、知識の乏しい人でも扱える安心感があります

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事例紹介
他社サービスと比べて、直感的に操作でき、知識の乏しい人でも扱える安心感があります

他社サービスと比べて、直感的に操作でき、
知識の乏しい人でも扱える安心感があります

株式会社クロス・マーケティンググループ

「未来をつくろう。」をミッションに、企業のデジタルマーケティングを支援している株式会社クロス・マーケティンググループ。多数のグループ会社を抱え、プロモーションや市場調査、EC・マーケティング支援に加え、システム開発・保守・運用などの分野で、総合的なデジタルサービスを提供しています。電子印鑑GMOサインを導入した経緯や大きく効率化したという業務フローについて聞きました。

取材協力株式会社クロス・マーケティンググループ法務コンプライアンス部山口萌子さま、加藤友萌香さま

業種	契約類型	ご利用プラン
デジタルマーケティング	取引基本契約書、個別契約書、雇用契約書および雇用条件通知書	契約印＆実印プラン

記事の要約

毎月200〜300件ほどの契約業務の負担軽減とリモートワークへの対策がきっかけ
従来の業務フローに合わせたカスタマイズを安価にできるかどうかを重視
朝会や社内掲示板、社内報などを通じて、サービスを導入したことを社内に周知

―貴社の事業内容を教えてください。

弊社は、2003年4月にインターネットリサーチ会社としてスタートし、2008年10月にはマザーズ上場。2013年6月からは持株会社体制に移行し、市場調査や広告、デジタルマーケティング支援などを専門に手掛ける子会社とともに、企業のデジタル戦略を総合的に支援しています。また上海やシンガポールなど東アジア地域を中心に、アメリカやイギリスなど海外にも拠点を構えており、総合的なマーケティングサービスをグローバルに展開しています。

―電子印鑑GMOサインを導入されることになった、きっかけを教えてください。

顧客や外注先と締結する、基本契約書や個別契約書が毎月200〜300件ほどあり、契約書の印刷・製本・押印といった業務が法務担当者の大きな負担になっていました。何とかこの業務を効率化したいと考えていた矢先に新型コロナウイルスの感染が拡大し、出社に制約が生じるようになりました。全社的にリモートワークが推奨されるようになり、本格的に契約業務の電子化を検討することになりました。2020年の1～2月にかけて事業者の選定を進め、同年4月には電子印鑑GMOサインの導入に踏み切りました。

―GMOサインに決めた理由についてはいかがでしょうか？

価格、とくに1件あたりの料金も気になりましたが、それ以上に標準的なプランで従来からの業務フローに合わせたカスタマイズができるかどうかを重視して選定していきました。他の事業者では、弊社の承認ワークフローを組もうとすると、高額の料金プランに申し込む必要があるのに対して、電子印鑑GMOサインでは安価にそれが組めることがわかり、決め手になりました。また当時、初期費用や利用料が一定期間、無料になるキャンペーンが実施されていたことも、契約へのハードルが下がりました。一度、トライアルで導入してみようと、会社を説得しやすくなり、とても助かりました。

―電子サインを導入するにあたって、不安や疑問などはありませんでしたか？

既存のワークフローとどのように整合性をつけるのか、あるいは社内にどうやって浸透させていくかについては不安を感じていました。そのため、運用を決めるまでには葛藤や試行錯誤がありました。ただ、電子印鑑GMOサインの営業担当者に相談すると、即座に説明の機会を設けてくれるなど、フットワークの軽さが印象的でした。電子サインの効力に関しても、誇張することなく、誠実に説明してくれたので、サービス事業者として信頼できると感じたことを覚えています。社内への周知にはかなり労力を要しましたが、朝会でのアナウンスや社内掲示板、社内報などを通じた告知を1年以上かけて行った結果、安定した運用が確立するなど、現在は浸透しつつあります。契約書は全体の3割を、雇用契約関係はほぼ全てを、電子化するまでに至っています。

―電子印鑑GMOサインの使用感や便利だと感じている点について教えてください。

取引先からの依頼で、他の電子サインを利用することもありますが、ボタン操作を誤るといった失敗事例もありました。また署名を確認する際に分かりづらいと感じることもありました。その点、電子印鑑GMOサインでは直感的に操作ができ、知識の乏しい人でも扱える安心感があります。また、署名がクリアに表示されるため、署名者も確認しやすいという声があります。したがって、導入後は法務部での印刷や製本、押印といった作業負担は大きく軽減されており、契約締結から社内共有までのスピードが向上するなど、業務全体の効率が上がっています。印紙が不要になっている点もメリットです。以前はどの契約に、いくらの印紙を貼ればいいのか、確認していましたが、こうした判断も不要になっています。

―さらなる電子印鑑GMOサインの活用をお聞かせください。

取締役会議事録は将来的に、電子化したい分野のひとつです。弊社は持株会社でグループ企業も多いことから、必然的に開催される取締役会の数も多くなっています。そのため、取締役会議事録を電子化するメリットも多分にあります。ただ、電子署名した取締役会議事録の商業登記申請に対する法的な知識が追いついていません。商業登記申請はミスなく、確実に進めたいという心理もあり、押印に頼っているのが、現状です。もし、GMOサインさんが勉強会などを開催していただけたら、ぜひ参加したいと思っています。