全国の事業所から本社に届く契約締結の業務が大幅に効率化

電子契約なら電子印鑑GMOサインTOP
事例紹介
全国の事業所から本社に届く契約締結の業務が大幅に効率化

全国の事業所から本社に届く
契約締結の業務が大幅に効率化

大和物流株式会社

大和ハウスグループの物流事業者である大和物流株式会社。物流事業に関わる契約のほか、倉庫で利用しているフォークリフトや運搬用車両のリース契約でも電子化に着手しています。電子契約によって得られるメリット、普及に向けての課題、そして電子印鑑GMOサインへの要望について、お聞きしました。

取材協力総務部次長兼法務グループ　グループ長　川野周二さま（左）　総務部　法務グループ主任　三和奈美穂さま（右）

業種	契約類型	ご利用プラン
物流業	リース契約書・業務委託契約書	契約印＆実印プラン(電子署名&身元確認済み高度電子署名)

記事の要約

全国42の事業所での契約締結もすべて本社の管理部門で担当している
今後、電子契約を増やすためには事業所との意識の共有が不可欠
締結前日に稟議が承認された緊急時も、郵送ではなく電子契約のおかげで間に合った

―貴社の事業内容を教えてください。

弊社は物流事業をメインにした会社で、大和ハウスグループに属しています。例えば倉庫で利用しているフォークリフトは、グループ会社と契約しているのですが、毎月のように車両の新規契約、解約が発生しています。まずは手続きが進めやすい、こうしたグループ会社との契約から電子契約に切り替えています。同時に運送会社さんとの請負契約の電子化や、弊社の取締役会議事録の電子化もはじめました。

―電子印鑑GMOサインを利用されるきっかけは何でしたか？

「こんなサービスがあるらしいぞ」と総務部長が電子契約に関する新聞記事を持ってきたのがきっかけです。弊社は全国に42の事業所があるのですが、契約の締結といった業務はすべて本社の総務部で担当しています。毎日、非常に多くの契約書が舞い込んで来るため、少しでも効率化したいという思いがあり、説明会に参加して、どのサービスを導入するか、検討を重ねていくことになりました。弊社としてはコンプライアンス上「身元確認済み高度電子署名」で統一したいという思いもありましたが、一度きりの契約になる取引先も多く、実務面を考え、メールで認証できる「電子署名」も利用できるシステムという条件で探していました。そこで電子印鑑GMOサインに行き着きました。

―実際に利用してみた電子印鑑GMOサインの使い勝手はいかがですか？

締結までのスピードの速さは大きなメリットです。以前、契約締結の期限が翌日に控えているのに押印に必要な稟議が承認されていないという緊急事態がありました。契約書を書面で作成し郵送していたのでは到底、間に合わない状況です。ですが、稟議が承認された瞬間に先方に電話を入れ、メールでやりとりし、電子契約することで、なんとか締結が間に合ったことがありました。まさに電子契約の強みを実感した出来事です。また、本社の総務部に契約業務を集約しているため、紙での締結では一度、事業所が取引先から受け取った契約書を本社に郵送し、押印したら、それを事業所に返送して、そこから取引先に送付するという流れになっているため、どうしても締結完了までに時間がかかってしまいます。電子契約ならその手間や時間を省けるので、大幅に効率化できます。

―今後、契約を電子印鑑GMOサインに切り替えていくにあたって課題はありますか？

各事業所が結ぶ契約も本社で締結していますが、取引先との連絡窓口は事業所が担当しています。必然的に「電子契約にしませんか？」といった取引先への提案も事業所が行うことになるのですが、まだ電子契約を推進していこうという意識がうまく共有できていない面があります。直接、各事業所に出向いて電子契約に関するレクチャーを行おうと思っていたのですが、コロナ禍になり、実現できていません。事業所にとっても電子契約はメリットしかないはずなので、社内向けにリモートでの電子契約の説明会を開くなど、周知していきたいと考えています。また、電子契約を利用するための基本契約を事前に結びたいというお客様がいるのですが、原本の考え方や、タイムスタンプの日付と契約締結日のズレの問題など、電子契約に対する捉え方が異なり、なかなかまとまらないという悩みもあります。

―電子印鑑GMOサインに追加してほしい機能やサービスへの要望はありますか？

書類の管理については、弊社が以前から使用しているシステムと併用しているのですが、もう少し検索機能が充実するとうれしいですね。事業所ごとに契約書を探せるようになると助かります。アドレス帳の機能ももっと強化されると使い勝手が向上すると思っています。（※2021年1月のサービス機能追加にて、フォームデータのダウンロードのほか、署名依頼情報の入力画面におけるアドレス帳の利用や、自社署名者を選択する場面で氏名などの絞込検索ができるようになり、さらに使いやすくなりました。）