契約管理システムと電子印鑑GMOサインをAPIで連携契約の締結から管理までがシームレスに

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事例紹介
契約管理システムと電子印鑑GMOサインをAPIで連携契約の締結から管理までがシームレスに

契約管理システムと電子印鑑GMOサインをAPIで連携
契約の締結から管理までがシームレスに

フリービット株式会社

インターネット接続事業者へのインフラ提供などを行なっているフリービット株式会社。契約管理システムのLegalForceキャビネと電子印鑑GMOサインをAPIで連携させることにより、契約の締結から管理まで効率的に運用しているといいます。こうしたシステムを構築した経緯について聞きました。

取材協力フリービット株式会社法務総務部部長岡本真哉さま

業種	契約類型	ご利用プラン
情報通信	基本取引契約書、通知書など	契約印＆実印プラン

記事の要約

なりすまし対策への不安から、電子サインの導入には二の足を踏んでいた
実印タイプに対応している点とGMOグループへの信頼度が決め手に
契約書の管理を目的に導入したLegalForceキャビネと電子印鑑GMOサインをAPIで連携
コストカットと同時に貼付する収入印紙の額がわからないというトラブルも解消

―電子印鑑GMOサインを導入されることになった、きっかけを教えてください。

2021年の夏に電子契約サービスの導入を本格的に検討しはじめたのですが、以前から契約時に相手先から電子契約での締結を打診されることがありました。了承すると、なかには送られてきたメールのURLをクリックするだけで契約が成立するものもあり、これでは誰でもサインができてしまうのでは？と、なりすまし対策への不安を感じ、導入には二の足を踏んでいました。一方で電子帳簿保存法への対応を進める上で、電子サインを早めに導入すべきという声もあがっていたため、導入を目指すことになりました。
また、同時期に契約書の効率的な管理を目的にLegalForceキャビネの採用も進めていました。当初は締結が終わった契約書をPDF化し、手作業でLegalForceキャビネのほうにアップロードする流れを想定していたのですが、電子印鑑GMOサインとAPIで連携できることを知り、両者をつなげることにしました。API連携は非常に簡単でしたし、締結から契約書の管理までがひとつにつながったため、作業がとても効率的になりました。

―電子印鑑GMOサインに決めた理由はなんだったのですか？

認証局によって厳格に本人確認された電子証明書で本人性を担保する「当事者型電子署名」、いわゆる「実印タイプ」に対応している点です。
また、電子サインサービスにおいて一番不安に感じているのは、第三者として証明に関わっている電子サイン会社自体が倒産してしまったときの対応です。現状でその不安は解消されていませんが、サービスを運営する母体がどんな会社なのか見極めておく必要があると感じています。その点、GMOさんとは通信事業で古くから取引があり、どのような会社なのか、よく存じ上げており、安心感がありました。手頃な価格と操作のわかりやすさも好印象で、頻繁にアップデートしてサービスの質を向上させている姿勢も評価しました。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで業務はどう変わりましたか？

紙での契約作業と大きく変更したのは、相手方の情報を入力する作業と、文書をPDF化する工程を追加したことです。従来、相手方の情報は稟議書に記載していましたが、電子印鑑GMOサインに入力することで、より契約情報の管理がしやすくなりました。
また、紙の契約書も締結後に総務部でスキャンをし、PDF化していましたが、事業部でも自分たちの手元にデータを保管しておきたい場合はPDF化していました。事業部が締結前にPDF化すると作業マニュアルにも明記し、一本化することで、二度手間をなくしました。
ほかにも、契約書の日付の設定について事業部から質問が届くなど、これまで総務で当たり前に行なっていた作業を全体に共有できる機会もあり、電子印鑑GMOサインの導入によって、改めて契約締結の工程を見直し、最適化することができました。

―電子印鑑GMOサインを導入して特によかったと感じている点があれば、教えてください。

契約書の郵送を担当していた事業部は、その手間がなくなり、ほぼリアルタイムで締結できるというのが大きな導入メリットです。
また、彼らは契約書にいくらの収入印紙を貼れば良いのかわからないという問題を抱えていました。電子印鑑GMOサインになり、収入印紙が不要になったことで、コストが削減されたことはもちろんですが、収入印紙の額がわからないという問題に悩まされずに済むといったメリットもありました。加えて、契約事務を担当している総務から見れば、契約締結のステイタスが把握しやすくなったという利点もあります。押印し、事業部に託した契約書が相手方から戻ってきたのか、一つひとつ管理する必要がありました。電子サインでは、「あの契約書まだ返ってきていないけれど、大丈夫？」と、いちいち事業部の担当者に尋ねる必要がなくなり、どこまで完了したのか、簡単に把握することができます。
そのほか、紙の契約書は入室制限のある部屋のキャビネットに、ファイリングして保管していましたが、そのスペースを拡張する必要もありません。

―電子印鑑GMOサインの今後の運用目標を教えてください。

現在、グループ会社間の契約も含めると、毎月100件程度の契約締結が発生しています。そのうち3〜4割が電子での契約になっています。収入印紙のコストが削減できるという目に見えるメリットがあるため、自社から依頼する契約についてはできるだけ100％に近づけていきたいと思っています。
また、インターネット接続事業者へのサービス提供では料金の改訂が一斉に行われることがあります。このとき通知書を送付しますが、電子なら相手が受け取ったという証跡も把握できるため、通知書も電子印鑑GMOサインに切り替えていっています。
そのほか、検討しているものとして労働条件通知書や派遣契約書といった人事系の書類があります。頻繁に作成する書類のため、電子化したいところですが、まだアクセス権の設定などが手付かずで対応できていません。ゆくゆくは取り組みたい課題です。同様に稟議書の作成でX-point（エクスポイント）を使用していますが、稟議と契約は連動しているため、こちらと電子印鑑GMOサインとの連携にも将来的にはチャレンジしたいと思っています。

―お忙しいところ、ご協力いただきありがとうございました。今後とも、GMOサインをよろしくお願いいたします。

感染症対策を実施の上、インタビューを行っております。
掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。

会社名: フリービット株式会社

本社: 東京都渋谷区円山町3-6 E・スペースタワー

設立: 2000年5月

事業内容: インターネット接続事業者へのインフラなど提供事業、MVNE事業、MVNO事業およびクラウド事業、インターネットビジネスに関するコンサルティング事業

URL: https://freebit.com/

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