各部署で保管していた契約書を電子化によって一元管理。社内回覧から承認、締結までにかかる業務も大幅に効率化！

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事例紹介
各部署で保管していた契約書を電子化によって一元管理。社内回覧から承認、締結までにかかる業務も大幅に効率化！

各部署で保管していた契約書を電子化によって一元管理。
社内回覧から承認、締結までにかかる業務も大幅に効率化！

株式会社インフィニトラベルインフォメーション

ANAのグループ会社として、GDS（Global Distribution System）と呼ばれる国際航空予約を行うシステムの開発や販売を手がける株式会社インフィニトラベルインフォメーション。各部署がバラバラに保管していた旅行会社取引先との契約書を一元管理する目的で、電子印鑑GMOサインを導入したと言います。電子印鑑GMOサインに決めた理由や、導入によって業務がどう改善したのか、お話を聞きました。

取材協力株式会社インフィニトラベルインフォメーション　企画部　第1グループ　主査小林真也さま

業種	契約類型	ご利用プラン
情報・通信業	システム利用契約書ほか	契約印＆実印プラン

記事の要約

各部署が管理している契約書を取り寄せる時間や手間が無駄
従来の契約手順を変更したくない。その悩みは「ワークフロー」で解決
文書管理のルールを統一して、使いやすさを追求

―貴社の事業内容を教えてください。

旅行会社を通じて、エアチケットの手配を行うことがあると思います。その際、世界の航空会社と旅行会社をオンラインでつなぎ、座席を予約・発券するシステムが、GDS（Global Distribution System）です。当社はGDSとして、航空会社と旅行会社をつなぎ、（航空券等の予約・発券を行うネットワークシステム）を中心とした事業展開を行っています。例えば、国際線の乗り継ぎで別々の航空会社を使うような場合に、旅行会社がGDSにアクセスするだけで、すべての航空券を予約できるという仕組みで、旅行会社はGDSを利用することによって、どこの航空会社の、どの便が何席空いているか、端末上のアプリケーションで照会しながら、予約できる座席を検索していくことができます。また食事のリクエストやeチケットの発行などもGDSを介して行うことが出来ます。弊社は1990年の設立以来、航空会社と旅行会社間のオンライン航空座席予約システムなどを提供し、多様化する価値観、旅行者のニーズに対応した、高品質なサービスで「空のインフラ」を支えています。

―電子印鑑GMOサインを利用されることになった、きっかけを教えてください。

弊社のGDSシステムを使っていただけるよう、日夜、旅行会社さんに営業を行っていますが、導入が決定すると弊社との間で基本契約書を交わします。この契約書はわれわれ企画部で管理しており、従来はこれをすべて紙で処理し、契約締結が完了した契約書は、原本をファイリングして社内の文書棚に収納していました。そのため、契約書を閲覧するためには鍵のかかった文書棚を都度開ける必要があり、目当ての契約書を探すのに多くの時間と手間がかかっていました。また、基本契約書以外に各部に契約書は存在しており、それぞれの部署で管理していました。他部署から契約書を取り寄せる際にどこに保管されているのかを毎回、尋ねる必要があり、とても不便に感じていました。このように非常に手間がかかるため、業務効率化を図り、そこにかかる負担を軽減するため、電子契約を検討することになりました。また、契約書管理をクラウド化することによるBCP対策の一環として、電子印鑑GMOサインの導入した背景もありました。

―電子印鑑GMOサインに決めた理由はなんだったのですか？

電子契約を採用するにあたって、文書管理サービスとして導入を考えていたため、導入にあたり他の文書管理サービスも比較検討しました。電子印鑑GMOサインの導入を決めたポイントとしては、クラウド型での提供であったことと、膨大な量の契約書を電子化するにあたり、契約書の原本を社外に持ち出す必要がなかったことです。また、契約書を電子化するにあたり、他に検討した文書管理サービスでは、契約書の原本を社外の倉庫まで運ぶ必要があったのですが、電子印鑑GMOサインでは契約書の原本を外に持ち出すことなく当社内で電子化作業を行うことができたので、安心感を持てました。また、できるだけ従来の業務フローを変えずに済むサービスであることポイントに挙げていました。契約書の一元管理は、部署の垣根を超えた、全社的な業務改善になることから、仮にまったく異なる業務フローになった場合、業務規程の変更等への影響が考えられたため、従来の業務フローを変えないことが重要でした。その点、電子印鑑GMOサインでは、署名を行う前に社内の承認を得る「ワークフロー」を設定することができます。弊社でも契約の締結では、担当者が印鑑を押し、部長が押し、さらに上席が押すという紙での承認の流れがあり、ワークフローを設定すれば、電子サインでも同様の仕組みができるため、電子印鑑GMOサインの導入を決めました。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで業務はどう変わりましたか？

私の部署が主体となって電子印鑑GMOサインを導入したこともあり、文書管理のルール作りなども、スムーズに統一することができました。文書名の付け方ひとつを取っても管理しやすいようにルール化したため、探したい契約書を簡単に表示でき、とても重宝しています。また、契約締結の面でも、紙に印刷し、郵送していたときには、手続きがどこまで進んでいるのか、進捗を把握するのが困難でした。どこで契約が滞っているのか、電子印鑑GMOサインなら簡単に追うことができます。そのため、催促する際も、誰に連絡をすれば良いか判断することが可能です。直接面識がない相手だったとしても、メールアドレスは調べられるので、メールを送って問い合わせることもあります。コロナ禍になり、出勤が週1回程度に減っているため、もし紙の契約書で締結するとなると、出勤した1日で印刷、製本し、上席のサインから郵送まで、すべてを急いでこなす必要があります。間に合わなければ、翌週に作業が繰越しになってしまう非効率性を電子印鑑GMOサイによって防ぐことが出来ています。また、電子印鑑GMOサインを導入していたことで、コロナ禍による非接触の需要に対応ができ、お客様からご満足をいただけました。時間短縮という点においても大きな効果を実感しています。契約書の製本もそうですが、契約書を社内で回覧して承認をもらうという手順において、大幅に時間を短縮できています。

―さらなる電子印鑑GMOサインの活用と今後の展望をお聞かせください。

今後は、さらなる効率化を図ることも考えていきたいです。全社で利用がはじまっていますが、電子化対応が少し遅れている契約書等の書類においても、さらに啓蒙・促進をしていきたいと思っています。世の中的にも電子契約が進んでいますし、当社も社内システムの電子化をしたいムードはあります。全社で電子契約を活用したいと思っています。