一度は導入を諦めた電子契約熱意と工夫で契約相手の理解を得る仕組みを確立

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事例紹介
一度は導入を諦めた電子契約熱意と工夫で契約相手の理解を得る仕組みを確立

一度は導入を諦めた電子契約
熱意と工夫で契約相手の理解を得る仕組みを確立

株式会社神戸物産

全国に950店舗以上の業務スーパーを展開している株式会社神戸物産。子会社に金銭を貸し付ける際に結ぶ金銭消費貸借契約の印紙代を削減しようと、電子契約の導入に踏み切ったものの、思うように運用できず一度は挫折された経緯もありました。どのようにトラブルを乗り越え、本格的な運用に至ったのかについてお話をお伺いしました。

取材協力株式会社神戸物産人財開発部部長および法務部次長犬飼律子さま

業種	契約類型	ご利用プラン
卸売業	フランチャイズ契約、商品売買基本契約、合意書、金銭消費貸借契約、発注書	契約印＆実印プラン

記事の要約

電子契約を導入するが、取引先の理解を得られず、一度は断念
弁護士が作成した法的有効性に関する見解書で解決
店舗のオープンが迫るなかでスピーディに事務作業を完了

―貴社の事業内容・業務内容について教えてください。

北海道から沖縄まで全国で950店舗以上を展開する「業務スーパー」のほか、ビュッフェレストラン「神戸クック・ワールドビュッフェ」や焼肉店「プレミアムカルビ」、惣菜店「馳走菜」などの運営を行っています。
約950店の業務スーパーのうち直営店は3店舗で、本部として多くのフランチャイズ店の運営をサポートしています。また、世界各地からその地ならではの食材を調達し、業務スーパーで販売するほか、国内の25の食品加工工場でプライベートブランド商品を自社製造することで、高品質でお買い求めやすい価格の商品を提供しています。

―電子印鑑GMOサインを導入されることになった、きっかけを教えてください。

国内にある25の食品加工工場は100％出資の子会社が運営していますが、設備投資を行う際などに、弊社から資金を貸し付けることがあります。多額の貸付になることも多く、金銭消費貸借契約に貼付する印紙代も高額になります。関連会社間の契約ということもあり、この印紙代を削減できないものかと、電子契約の導入を検討することになったのが、きっかけです。
当初は他社の電子契約サービスを利用していましたが、相手方にも導入費用がかかるタイプで、電子契約を承諾してくれる企業が極端に少ないという悩みを抱えていました。せっかくなら金銭消費貸借契約だけではなく、フランチャイズ契約や商品売買基本契約でも利用したいと思っていましたが、利用が伸び悩んでいたわけです。そんなとき出会ったのが、電子印鑑GMOサインでした。

―GMOサインに決めた理由はなんだったのですか？

ひとつは契約を締結するとき、相手方に導入費用がかからないことでした。ただ、それだけで利用が劇的に増えるとは思えず、GMOさんには電子契約に消極的な取引先を説得する材料として、弁護士の方による見解書を作成してほしいとお願いしました。
印紙代が削減できるというメリットを伝えるだけでは、説得力に乏しく、電子契約が法的に有効だという弁護士のお墨付きがあれば、電子での契約締結にご協力いただけるのではないかと、これまでの取引先との交渉の経緯から思ったからです。この見解書の作成に尽力していただけたことも、GMOサインを選んだ大きな理由です。

―どのような業務に電子印鑑GMOサインを利用されていますか？

現在は、子会社との金銭消費貸借契約はもちろん、オーナーさまと結ぶフランチャイズ契約のほか、原材料や製品を調達する際の商品売買基本契約や合意書などでも電子印鑑GMOサインを活用しています。
フランチャイズでのオーナーさまとのやりとりは、主にスーパーバイザーと呼ばれる現場担当者が窓口になりますが、彼らは店舗運営や販売する商品のプロで、電子契約には詳しくありませんでした。そのため導入にあたっての説明やオーナーさまからの質問には法務部が同席することで対応していました。ですが、いまではスーパーバイザーも理解し、私たちの同席なしでも、さまざまな質問に答えられるほど電子契約への理解が進んでいます。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで業務はどう変わりましたか？

押印作業が格段に楽になりました。弊社でもコロナ禍になり、リモートワークが増えました。紙での契約の場合には、出勤しなければ押印が不可能ですが、電子印鑑GMOサインでは出先からも契約業務を進めることができます。押印後の郵送に関しても同様です。出社せずに先方に送信することができます。
また、契約書は機密情報ですが、スーパーバイザーは各店を飛び回っており、ほとんど会社にいません。先方への契約書の送付はスーパーバイザーが担当していたため、法務部で製本や捺印した契約書を彼らのデスクに置いておくこともありましたが、そんなやりとりもなくなったため、セキュリティの面でも改善しています。ほかにも契約締結のスピードが劇的に早くなっています。店舗のオープンが迫っているなかで、酒類の販売免許を取得するために契約書の写しを税務署に提出しなければいけないこともあります。こうしたケースでも電子契約ならすぐに書類を準備できるので、とても助かっています。
また、弊社では契約書を閲覧しやすいように、締結後に1ページずつスキャニングしてデータを保存しています。電子印鑑GMOサインにしたことでこの作業がなくなり、法務部の業務が効率化しました。

―さらなる電子印鑑GMOサインの活用をお聞かせください。

現在、契約の6割程度を電子化することができましたが、できれば8割程度まで増やしたいと考えています。もっと電子契約が世の中に広まり、当たり前になることで、利用する方も増えるのではないでしょうか。また総務部とは話し合っているのは、雇用契約書の電子化です。総務部の業務が効率化するのではないかと思っていますが、一方で頻繁に更新する書類ではないため、現在の業務フローのほうが良いという意見もあります。そのため比較検討しているところですが、もし、電子化したほうが効率化できるなら電子印鑑GMOサインを活用したいと思っています。
そのほか、弊社は原材料や商品を海外から輸入していますが、その際の契約書の電子化にはまだ着手していません。現状では税関に提出する書類の関係で、紙のほうが都合良いという認識ですが、状況が変われば、電子化するかもしれません。