個人向けの電子署名をより安全にマイナンバー実印の活用も視野にGMOサインを導入

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事例紹介
個人向けの電子署名をより安全にマイナンバー実印の活用も視野にGMOサインを導入

個人向けの電子署名をより安全に
マイナンバー実印の活用も視野にGMOサインを導入

東急リバブル株式会社

東急不動産ホールディングスグループの不動産流通会社である東急リバブル株式会社。電子契約の導入において、セキュリティ担保や個人向けの売買仲介でも対応できる本人性の高さなどを条件に、GMOサインのご利用を開始しました。2022年にはマイナンバー実印による運用も予定しており、マイナンバーカードによる署名をご希望する経緯や今後の電子化に関する課題などお伺いしました。

取材協力東急リバブル株式会社経営管理本部 DX推進部 DX推進課主任相澤力矢さま

業種	契約類型	ご利用プラン
不動産・建設	業務委託契約書・秘密保持契約書　など	契約印＆実印プラン（ワークフロー固定オプション）

記事の要約

2020年より、電子契約の情報収集をはじめ複数の電子契約サービスを比較
不動産取引における安全性・本人性の担保を目的にGMOサインを利用開始
2022年には、売買契約の締結でマイナンバー実印を活用予定

インタビューの様子

―御社のDX推進部ではどのような業務をされていますでしょうか？

前身である「次世代技術開発P.T.」から参画をしていたのですが、そこでは新しいものなど、業界にとらわれず幅広く情報収集をするところからはじめました。
活用できるツールがあれば、お客さまの利便性向上や従業員への業務改善などを目的に導入してきました。RPAやAI関連の開発、画像認識など幅広く導入検討をしています。デジタル技術、特に先進技術へのアプローチと活用検討、企画立案が主な役割です。
また、不動産取引の重要事項説明書と売買契約書の作成システムを４年前に刷新・導入した経緯があり、東急リバブル初のクラウドサービス活用となった当時のプロジェクトにも参画していました。
今回はGMOサインを利用した契約書の電子化もありますが、各業務にあわせたシステムの刷新など、BPRを前提として幅広く対応しています。

―現在、どのような契約書類でGMOサインをご利用いただいていますか？

不動産取引における売買契約書等は2022年5月の宅建業法改正まで原則として電子化はできませんが、スモールスタートとしての不動産取引以外での電子化は進んでいます。IT部門におけるシステム開発や運用保守、商品開発部門における工事発注の業務委託契約など、限定的に利用しています。

―電子印鑑GMOサインを導入されることになった、きっかけを教えてください。

電子契約サービスの導入に関して、具体的なきっかけがあったというより、いずれそういった電子化が浸透する世界が来るから、情報収集をしておかないといけない課題感がチーム内にありました。
そのため、まだ不動産取引の電子化に向けた動きが具体的な段階ではなかったのですが、2020年度前半より電子契約の情報収集を自主的に行っていました。
電子契約サービスの情報収集では、Webページを参考に電子署名を提供する会社さまについて幅広く調査をしました。その中で、セキュリティの担保に関する方法や水準がどのようなものか、安全性と利便性のバランスも考慮しながら、将来的な不動産取引（売買仲介）における利⽤の可否を前提にサービス選定をしました。

当初は、BtoB（法人間）の取引の方が電子化に馴染むことを想定しながらも、電子契約サービスを導入するにあたっては、東急リバブルのコア事業である個人間の売買仲介（toC）に対応できることが条件でした。

―GMOサインに決めた理由についてはいかがでしょうか？

GMOサイン含め、大手4社さまにフォーカスして情報収集を掘り下げていく中で、toC向けの本人性が強いマイナンバーカードの利用には強い関心を持っていました。
電子契約に関する課題感として、立会人型では本人性の確認が弱く、当事者型は負担が大きいこともあり、個人間の不動産売買における利⽤は非現実的という点がありました。そこで、「マイナンバー実印」の活用に目を向けることになり、GMOサインの導入決定をしました。
導入開始時はトライアル環境で、私を含む複数名でテスト送信を何度か実施しました。実際にGMOサインを利用する各チームに、署名依頼の流れや使い方をあらかじめ説明し、本番環境での運用に移行していきました。
マイナンバー実印を使った署名依頼は2022年5月の宅建業法改正以降になりますが、売買契約書を対象に利用する予定です。契約締結にあたり、事前に重要事項説明書への署名も行いますがこちらは立会人型（契約印タイプ）での使い分けを想定しています。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで業務はどう変わりましたか？

これまで紙の契約書による郵送対応で1週間ほどかかっていたものが、電子契約により2～3日ほどで契約締結ができて、明らかなスピードアップを実感しています。
また、契約書の郵送では300～500円ほどのレターパックを使っていますが、契約印タイプの署名依頼であれば1送信100円で済むので、コストの改善効果もあります。

実際にGMOサインを利用している部門より、導入開始時こそ使い方に関する質問は入ってきましたが、かんたんな操作手順の紹介やGMOサインのWeb上にある使い方マニュアルが整っていることもあり、そのあたりを参考にしながら各担当が利用できています。
UI的には大変ありがたく、使いやすいと思います。現場からも不満の声があがってくることはありませんでした。

― 一方で、契約業務の電子化による手間や課題などもありますでしょうか。

社内の3つの部門で現在GMOサインを使っていますが、押印するための社内ワークフローは別の承認システムを利用しています。そちらのワークフローを通して承認を得たものについて、GMOサインでの署名依頼をするといった流れとなります。
社内の承認と署名が分断されていることが、今後電子契約を広げていく上でネックになるかと思いました。GMOサイン側にもワークフロー機能はあるものの、それだけだと社内承認が回せないといった事情もあります。
そのため、API連携を通してワークフローシステムなどで承認された書面がそのままGMOサインで署名依頼できるようになることが望ましいです。

―GMOサインに関する機能面などのご要望がありましたら、お教えいただけますでしょうか。

署名依頼の一時保存機能は需要があるかと思います。新築マンション契約手続きにおいては、集合形式で一斉にお客さまへ説明し署名をしていただく機会もあるので、あらかじめお客さまそれぞれの署名依頼をできるようにしておきたいです。複数人の署名依頼を準備する際、一時保存機能がないと実務的に煩雑になりそうだと感じました。
また、似た機能としてワークフロー却下時に非承認された文書の再依頼機能もあると便利です。一から設定をし直すのではなく、添付ファイルを差し換えるだけなど一部だけを修正してすぐ再依頼できると、より実用的かと思います。