電子契約の業務フローの構築や社則の改訂のアドバイスがほしい。手厚い導入支援によってスムーズな電子契約への移行を実現

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電子契約の業務フローの構築や社則の改訂のアドバイスがほしい。手厚い導入支援によってスムーズな電子契約への移行を実現

電子契約の業務フローの構築や社則の改訂のアドバイスがほしい。
手厚い導入支援によってスムーズな電子契約への移行を実現

丸全昭和運輸株式会社

1931年8月に横浜で創業し、90年を超える歴史を持つ総合物流企業の丸全昭和運輸株式会社。2021年12月にＤＸ推進プロジェクトが立ち上がり、ビジネスモデルの変革に着手することになりました。さまざまな業務のデジタル化を進めるなかで、電子契約の採用にも至りました。そこで早速、数ある事業者から電子印鑑GMOサインの導入に至った経緯について聞きました。

取材協力丸全昭和運輸株式会社　DX推進室　顧問　横川清さま、課長補佐　菊田一成さま／情報システム部　システム戦略課　課長補佐　田中真波さま／情報システム部　運用課　菊本亮平さま／総務部　総務課　課長　藤井誠子さま、中嶋素平さま

業種	契約類型	ご利用プラン
物流業	契約書全般、注文書、検収書など	契約印＆実印プラン

記事の要約

国内外に約200の拠点があり、契約書の管理に課題を抱えていた
ＤＸ推進プロジェクトの立ち上げとともに、電子契約の採用を本格検討
自社の業務フローや企業文化に寄り添ったGMOの導入支援に満足
デジタル化で契約書の検索や更新漏れの防止が容易に

―貴社の事業内容を教えてください。

弊社は1931年創業の総合物流会社です。陸・海・空の輸送手段を駆使して、荷物を国内外に届けるだけではなく、倉庫の管理や貿易の手続きなど、あらゆる物流サービスを提供しています。
得意分野は、従来から化学品や鉄鋼などの原料、建機・機械などの産業材の物流で、近年は、日用雑貨・アパレルといった消費財や、電子部品・精密機械などのハイテク分野の取扱いも強化しています。

―電子契約サービスを導入しようと思ったきっかけを教えてください。

弊社は国内外に物流ネットワークを張り巡らし、約200の拠点があります。荷主様も各地にいるため、各支店が契約を結び、契約書もそれぞれで管理する仕組みになっていました。
以前から契約書は一元管理したほうが良いのでは？と課題意識があり、電子契約によるデジタル化が解決策になるのではと考えていました。そんな折、基幹システムの刷新などを目的にしたＤＸ推進プロジェクトがスタート。同時に、業務効率化やデータの活用など社内のＤＸも進めることになり、電子契約サービスの導入に向けた本格的な検討がはじまりました。

―電子印鑑GMOサインの導入にあたって、不安や懸念点などはありましたか？

紙の契約書での締結から電子契約に切り替えるにあたって、どのような運用フローを構築すれば良いのか。あわせて社則（公印取扱規程）は、電子契約に対応したものではなかったため、改訂をどのように行えば良いのか、専門的な知識も必要となるため、不安を感じていました。
そこで、電子契約サービス各社に導入支援を依頼し、最終的にどの事業者を採用するか見極めていくことになりました。

―電子印鑑GMOサインに決めた理由はなんだったのですか？

GMOさんの導入支援では、運用コンサルティングにはじまり、社内向け説明会・勉強会のサポート、各種設定支援や運用定義書の作成などがあり、電子契約に詳しくない私たちに対して、非常に手厚くサポートしていただきました。他社と比べ、これまで行ってきた業務や企業文化などを考慮しながら、私たちに寄り添ってアドバイスしてくださる印象があり、導入したいと思うようになりました。
そのほか運用開始に向けたスケジュール管理や、懸念だった社則の改訂でも他社の事例をもとに的確なアドバイスをいただき、導入をスムーズに進めることができました。
また、会社としての知名度も高く、電子印鑑GMOサインの導入企業の一覧に、名だたる企業が掲載されていた点も信頼感につながり、採用する際の決め手になりました。

―電子印鑑GMOサインを導入して特によかったと感じている点があれば、教えてください。

ひとつは検索が容易になったことです。以前は、それぞれの部門で契約書を管理していたため、他の支店が同じような契約を結んでないか、過去の契約を調べたい場合、電話などで問い合わせる必要がありました。より検索しやすくするため、紙の契約書もスキャンして、電子印鑑GMOサインに保管することを進めています。
また、契約更新のリマインド通知を設定することで、契約の更新漏れを防ぐことが容易になった点もあげられます。
そのほか契約書を拠点間でやりとりする必要がある場合の郵送費や印紙代の節約、内部統制オプションを追加したことで、各部の総括担当者を承認フローに組み込むルールを設けることができたことも、すごく良かったと感じています。

―電子印鑑GMOサインの今後の運用目標を教えてください。

導入してから日が浅く、電子契約の数がまだまだ少ないのが現状です。今後は社員への周知を継続的に行うことで、利用を促していきたいと思っています。現場の担当者は荷主様から預かった荷物の輸送に神経を集中するので、契約締結といった事務手続きは負担と感じがちです。どうすれば負担が少なくなる仕組みになるのか、現場とコミュニケーションを取りながら、改善していきたいと思っています。