契約書の回収日数を大幅削減。契約業務の見える化でセキュリティ対策・働き方の多様化を実現

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事例紹介
契約書の回収日数を大幅削減。契約業務の見える化でセキュリティ対策・働き方の多様化を実現

契約書の回収日数を大幅削減。
契約業務の見える化でセキュリティ対策・働き方の多様化を実現

株式会社明和地所

浦安・市川エリアの不動産を専門としている株式会社明和地所さまでは、2020年のテレワーク支援をきっかけに電子印鑑GMOサインのご利用を開始しました。また、2022年よりリフォームや新築に関する請負契約書の電子化や、電子契約締結証明書の発行などでご利用いただいております。不動産業界における電子化の背景や今後の課題なども、インタビューさせていただきました。

取材協力株式会社明和地所資産活用部次長今泉向爾さま

業種	契約類型	ご利用プラン
不動産・建設	売買契約書・請負契約書・不動産媒介契約書　など	契約印＆実印プラン

記事の要約

コロナ禍をきっかけに2020年より電子契約の導入開始
電子契約締結証明書の発行やサービスの改善スピードなどで、GMOサインの利用価値あり
ガバナンス強化やリモートワークで電子化が役立つ

―貴社の事業内容を教えてください。

弊社は浦安や市川エリアの不動産を取り扱っており、私自身も生まれ・育ちが浦安市です。そのため、浦安についてかなり詳しいと自負しています。
独自の浦安不動産データベースを保有しており、浦安市内の店舗数はNo.1。豊富な物件情報を持っており、後ほどお伝えする契約書の電子化でも触れますが、売買や賃貸仲介、賃貸管理のほか建築やリフォームなども弊社でワンストップにてご提供できます。

―電子印鑑GMOサインを利用されることになった、きっかけを教えてください。

2020年4月の第1回目緊急事態宣言時をきっかけに、GMOサインの導入検討を開始しました。1年間無償で利用できるテレワーク支援で利用させていただきました。
当時は電子署名とは何なのかよくわかっていなかったので、無償で使えるのを活かして送信テストを繰り返し行った記憶があります。自分宛てにダミーの書類を送ったりして、どういったインターフェースなのか、送信先はどのような経験をするのかを確認しました。その際に電子署名というものの有用性に気づき、通常業務内への導入を進めるべきと思い至りました。

―電子印鑑GMOサインに決めた理由はなんだったのですか？

自社のニーズとかみ合わないところもあり、当時（2020年6月～）は他社さまの電子契約サービスを導入していました。そのため、GMOサインの利用は一部の売買取引で限られていました。
ただ、2022年に入ってから、関係会社へのリフォームや新築に関する請負契約書で、GMOサインを利用しています。
住宅ローンの審査の一環で、売買契約書とあわせて請負契約書も出す必要がありますが、他社サービスだと電子契約締結証明書がなかったので、オプションなしで電子契約締結証明書を発行できるGMOサインを使いはじめました。
電子契約やGMOサインについて、実地で学ぶとともに、顧問弁護士にも確認を取りながら理解をしていきました。契約更新チームで、契約書に関する業務担当は2名いるのですが、私が見聞きした内容やサービスに関するレクチャーを行い、対応をしていただいています。最初は契約業務の担当者に、実際にテストで使うように指示をしました。送信料は気にせず、社内の相手へ文書をどんどん送信してどんなサービスか確認してみるところからスタートしましたね。私自身がそうだったように、実際に触れることでその利便性や特徴、注意点などに気づいてもらう意図がありました。
小規模での人員構成なので、使い方に関する認知は困っていません。また、契約更新の電子化関するお客さまへのアナウンス対応は、他のメンバーへ代行してもらっています。

―どのような業務に電子印鑑GMOサインを利用されていますか？

全宅連や県庁に確認を取った上で、不動産の媒介契約に関する合意内容の締結で、GMOサインの利用をしております。
ただ、媒介契約書の電子化は数件程度とそれほど多くありません。というのも社内でまだGMOサインの利用推奨が進んでいないため、案件ベースで必要が迫られた際に利用している状況です。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで業務はどう変わりましたか？

GMOサインだけでなく、他の電子契約サービス運用を含めた改善として、契約締結までの日数短縮があります。
書類回収までの日数平均では、紙ベースで契約書を送った場合は82日かかっているのに対し、電子契約で依頼した場合は31日と大幅な短縮ができています。
また、契約業務の電子化によりリモート化が進み、事務所に縛られない働き方が可能になってきています。電子署名を通常業務内で利用しているチームは育児中の女性が契約業務を担当していますが、保育園が休園した際はリモートで柔軟に対応できるような労働環境です。このあたりは紙ベースの契約書だと、リモート業務はまずできないところです。

―さらなる電子印鑑GMOサインの活用をお聞かせください。

現状、他社サービスにおける電子化の比重がまだ大きいですが、サービスの改善頻度やスピード感についてはGMOサインの方が圧倒的に良いと思っています。
どこかのタイミングで、他社サービスからGMOサインへ切り替えをしたいとは考えていますが、いくつかの課題もありまだできていない状況です。
ただ、電子化が進むことで、契約締結状況のブラックボックスが解消されるメリットを感じています。電子化による課題や労働コストがある一方で、セキュリティ面での対策効果は大きいです。
契約業務の見える化により、ガバナンス強化のほか更新業務を逃してしまうことも防げます。不動産業界では特に1～3月が繁忙期です。その期間に多くの業務が集中してしまうことにより、一部の業務が放置されるような場面も発生しえます。紙ベースを基軸とした担当者制のもとでは、これらは非常に見えづらいものです。電子契約を導入することによる業務工程の変革が、業務の「見える化」につながり、結果としてその懸念解消に貢献しています。このガバナンス・セキュリティ対策と、契約業務を担当する従業員の働きやすさの両面で、電子契約の運用メリットを感じています。

―不動産業界における電子化の課題も、ご参考までにお教えいただけますでしょうか。

契約者さま側のユーザビリティにおいて、課題を感じています。賃貸契約の場合、新規契約では賃貸契約書や重要事項だけでなく、保証会社への保証委託や家財保険の加入締結など、もろもろの文書が発行されます。
賃貸契約以外の契約が複数ある中で、保証会社や保険会社側ではそれぞれのインターフェースでオンライン契約できるサービスはあります。しかし、賃貸契約者さまからの目線だと「賃貸契約は、GMOサインから来るメールで署名対応をしてください。家財保険は、〇〇社から発行されるアカウントでログインしてください。保証会社ではまた別の…」といった具合で、顧客が同じような手続きを何度も行わなければならないことになります。
であれば、それぞれの会社が発行する申込書を印刷し、紙面でまとめて契約者さまへ郵送した方が、結果として契約者様にとってユーザビリティが高いと感じます。
たとえば賃貸契約書や重要事項説明書、保証委託契約書、家財保険契約書を全てGMOサインでPDF化して各社が電子署名で認証をする体制であれば、各契約をまとめた電子化が可能だと思います。ですが、保証委託契約や保険契約ではそれぞれのインターフェースに則って契約締結をすることが条件になるため、電子化の導入障壁になっています。
また、契約書の電子化や電子署名に関する浸透・認知が、業界的にまだ進んでいないことも賃貸業務の現場から感じることです。事例として、他の電子契約サービスで身分添付を伴う契約締結の際に、身分証明書でなく、白紙に押印した印影を写真で送るお客さまもいらっしゃいました。
電子契約に関する相互理解や社会的な認知も今後、電子化が広まる上での大きな要因となっています。締結権限などの問題もあり、法人との取引でも電子署名を許容いただける企業さまは、まだまだ少ないと感じます。