GMOサインを導入したものの社内利用が広がらなかったところ導入支援サービスを使って再運用に成功

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GMOサインを導入したものの社内利用が広がらなかったところ導入支援サービスを使って再運用に成功

GMOサインを導入したものの社内利用が広がらなかったところ
導入支援サービスを使って再運用に成功

日華化学株式会社

福井県福井市に本社を置く日華化学株式会社は、繊維加工用の界面活性剤の製造・販売をメインに、そこで培った技術を、特殊化学品、業務用洗浄剤、化粧品等といった様々な分野にも応用し、技術や製品をグローバルに提供してきました。年間数千件発行している取引先との同意書を電子印鑑GMOサインで完全電子化。その後、秘密保持契約書や取引基本契約書にも適用を広げるにあたって、電子印鑑GMOサインの導入支援サポートを受けることにしたと言います。その経緯を聞きました。

取材協力日華化学株式会社　管理部門　総務部長　中林義裕さま／経営企画本部　グループ経営企画部　グループリーダー（法務担当）竹谷建一さま（ともにGMOサイン再オンボーディング推進メンバー）

業種	契約類型	ご利用プラン
化学メーカー	同意書、秘密保持契約、取引基本契約など	契約印＆実印プラン

記事の要約

電子印鑑GMOサインを導入したものの、利用が同意書の締結にとどまっていた
改めて契約書の締結で利用したいが、何を決めれば良いかわからない
導入支援サービスを利用し、運用の再構築と社内浸透を達成
社内の利用者からは、「驚くほど業務効率化できた」という声が

―貴社の事業内容を教えてください。

弊社は、化学品事業と化粧品事業の主に2つの事業領域を持つ界面活性剤メーカーです。化学品事業では、繊維化学品や特殊化学品、機能化学品、クリーニング、メディカル、そして先端素材などを取り扱っています。
また、化粧品事業ではヘアケア剤やスタイリング剤のほか、ヘアカラー剤、パーマ剤などを取り扱っています。電子契約については、化学品事業と化粧品事業のどちらでも利用しています。

インタビューの様子

―電子契約サービスを導入しようと思ったきっかけを教えてください。

2019年頃に、電子印鑑GMOサインを導入して、年間数千件ほど締結している特定分野の顧客との同意書を電子化することになりました。定型的な同意書だったため、電子化はスムーズに進み、現在、この同意書に関してはすべて電子で対応しています。
ただ、取引基本契約書や秘密保持契約については運用ルールが異なることもあり、電子化がまったくの手付かずの状態でした。そうは言っても、他社から契約書は電子サインで求められる機会も急増しています。将来的には紙の契約書に代わって電子サインによる契約が標準になるだろうと、当社でも契約書の電子化を本格的に検討することになりました。それが2022年のことです。

―契約書の電子化にあたって、不安材料や懸念事項はありましたか？

契約書の電子化では、紙とはワークフローが異なるため、社内のルールを整備する必要がありました。紙の場合には、ハンコを使用するので、責任の所在も明確です。対して、電子サインでは送信する人や署名する人など、契約に関与する人も増え、送信や署名の権限をどこまで付与するのか？など、ルールを新たに設ける必要があります。
また、権限を付与する範囲を広げれば、それだけ多くの人に契約業務を振り分けることができ、利便性があがる一方で、教育の手間や契約にまつわるリスクも増えるという問題もありました。
ほかにも契約書を管理するフォルダの指定はどうすべきなのか？など運用方法を詰めることになります。これらを知識の乏しい私たちだけで整備していくことに、すでに同意書で電子印鑑GMOサインを導入していたとはいえ、大きな不安がありました。
そこで、御社に相談したところ、導入支援サービスを紹介していただきました。

インタビューの様子

―どのように導入支援を受けながら社内整備をしていきましたか？

導入支援にあたって、課題を整理したり、運用のルールを話し合うため、総務の契約書の管理担当者、法務の審査担当者、そして情報戦略本部のIT専門スタッフなど、電子契約の関係者を集めて、プロジェクトチームを作りました。
2022年10月には電子化をスタートさせたいというスケジュールをあらかじめ立てていたので、2022年6月から8月までの3ヶ月間は週1度、GMOサインさんと打ち合わせを行っていきました。導入までに弊社で何を決めれば良いのか、計画策定やスケジュール管理の面で特にサポートいただき、それに基づいて、進行していきました。準備期間が限られるなかで、作業が明確になり、とてもスムーズに進めることができました。
また、電子契約の仕組みやメリットの説明、GMOサインのデモンストレーションなどを収めた動画の資料も提供いただき、その動画を社内の電子契約の説明会で投影したり、担当者が手順や基本操作を復習する際に活用しています。

―数ある電子サイン事業者から、電子印鑑GMOサインを選んだ理由はなんですか？

2019年に同意書の電子化を目的に導入した際には、価格面が魅力的でした。また、契約書の電子化を検討しはじめたときには、他サービスとの比較も行いました。そんななか電子印鑑GMOサインでは、「再オンボーディング」という形で従来から利用しているものの、なかなか活用しきれていないユーザーへの支援サービスを行なっていると聞き、採用を決めました。

インタビューの様子

―電子印鑑GMOサインを導入して特によかったと感じている点があれば、教えてください。

社内の利用者からは、「驚くほど業務効率化できた」という声があがっています。まだ導入して間もないため、担当者が送信を行う際に、リモートで立ち会うこともあるのですが、操作をナビゲートして送信完了したときに、「えっ！これだけでいいの」といった驚きの声をよく聞きます。
そのほか、契約書に貼付する印紙の有無や印紙税額の確認が不要になり、紙の原本を受け渡す必要もなくなり、法務や総務の業務も効率化しています。各種契約書の雛型に、電子契約用の文言を追加する必要があったのですが、それもGMOサインのサイトで紹介されていたものを参考にさせていただきました。

―電子印鑑GMOサインの今後の運用目標を教えてください。

当社には海外拠点もあり、契約書をやり取りすることもありますが、現状では、GMOサインの活用が十分に普及しておらず、紙で契約書を作り、それを海外へ郵送しているケースが多いため、時間も手間もかかります。それが電子化できれば、効率的で、スピーディな契約手続きが実現します。それを実現する近道は、少しでも国内の契約書の電子化水準をあげて、電子契約を標準にすることだと思っています。徐々に件数が増えているので、まずは60％を目標にしています。
あとは現在の運用ルールで電子契約の対象外としている類型についても、数が多いもの、例えば契約社員と結ぶ契約書なども将来的には電子化したい分野です。