取引先の清掃会社との契約は100%電子契約に電子化の導入で意外な波及効果も

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事例紹介
取引先の清掃会社との契約は100%電子契約に電子化の導入で意外な波及効果も

取引先の清掃会社との契約は100%電子契約に
電子化の導入で意外な波及効果も

ナイスコミュニティー株式会社

東京都や神奈川県など首都圏を中心に、およそ1400棟、6万7000戸のマンションやビルの管理を行なっているナイスコミュニティー株式会社。取引先である清掃会社との業務委託契約の電子化から着手し、これらの契約はほぼ電子化を完了。電子印鑑GMOサインを導入したきっかけやメリットについて、お聞きしました。

取材協力ナイスコミュニティー株式会社　営業推進部部長秋山俊雄さま（右）　ナイスコミュニティー株式会社　鶴見西支店課長補佐助川好美さま（左）

業種	契約類型	ご利用プラン
マンション管理	マンション管理委託契約書、業務委託契約書	契約印＆実印プラン(電⼦署名&⾝元確認済み⾼度電⼦署名)

記事の要約

最短でも一週間は要していた契約締結が、その日のうちに可能になった
清掃会社との契約はすべて電子印鑑GMOサインに切り替わっている
電子契約の導入で業務改善への意識が高まり、社内の業務を見直す計画が持ち上がった

―貴社の事業内容を教えてください。

東京都や神奈川県を中心に、およそ1400棟、6万7000戸のマンションやビルの管理を行なっています。マンション・ビル管理には主に、建物設備の保守や点検、清掃を行う「建物設備管理」のほか、マンション管理組合さまの理事会や総会の支援、長期修繕計画の作成をサポートする「建物管理運営」、そしてマンションの資産価値を守る「修繕工事」の３つの業務があります。こうした業務をそれぞれの専門会社さんと連携しながら、管理組合さまから委託を受ける形で取り組んでいます。

―電子印鑑GMOサインを利用されるきっかけは何でしたか？

2017年9月ごろだったと記憶していますが、不動産コンサルタントをされている旧知の社長さまから電子契約という便利なサービスがあると聞いたのが、電子印鑑GMOサインを知るきっかけでした。ちょうどマンションの清掃を委託している取引先さまとの業務委託契約書を見直そうと考えていたタイミングだったこともあり、良い機会なので、すべて電子契約に切り替えできないかと無料登録してみました。清掃会社さんとの契約書の中には仕様書があり、管理する物件ごとに細かい清掃のやり方や範囲を記載しています。同様の仕様書は管理組合さまと弊社が結ぶマンション管理委託契約書にもあり、双方の相違がないようにするためには、管理している件数が多いこともあり、電子契約のほうがスムーズかもしれないと、導入を検討しはじめました。

―電子印鑑GMOサインを実際に使ってみた感想はいかがですか？

電子契約をはじめるにあたっては、まったく初めての試みであったこともあり、さまざまな不安はありましたが、結果としては、まったく問題なく締結が進みました。いまでは清掃会社さんとの契約はすべて電子印鑑GMOサインに切り替わっています。従来は書類を作成し、経理部に印紙を申請します。その後、取引先に発送し、戻ってくるまでに数日かかるため、最短でも一週間は契約締結まで要していました。ですが、電子契約になり最短で、その日中に締結できることもあり、スピード感が違います。また、契約締結の進捗を管理する作業も圧倒的に楽になりました。どの契約がどこまで進んでいるのか、リストを作って管理していたのですが、電子印鑑GMOサインならステイタスを簡単にチェックできるため、リストを作る必要がありません。物件の名前を入力すれば、契約書をすぐに検索できるので、書類の管理の面でも助かっています。

―そのほか電子印鑑GMOサインをどのような業務で活用されていますか？

普段は、管理組合さまと一度結んだ契約を改定することはあまりないのですが、近年は首都圏を中心に人件費が高騰している関係で、管理業務に関する費用を見直す必要があり、その都度、覚書を交わさなければいけません。年に1度、開催されるマンション管理組合さまの総会でも、日常清掃費の改定を提案しており、書類の改訂作業が急速に増えつつあります。今後も膨大な処理を限られたスタッフで行わなければならず、スピーディに対応できる電子契約がとても役立っています。

―電子印鑑GMOサインに切り替えるにあたって、トラブルや苦情などはなかったですか？

弊社の場合、多くの個人情報を取り扱っていることもあり、セキュリティのために各自が業務に使っているパソコンはインターネットに接続していません。業界としても他の業種と比べるとIT化が進んでいないということもあり、『電子契約は難しい』という思い込みがありました。しかし、実際には電子化が進んでいる取引先さまも多く、抵抗なく返信してくれます。また、取引先さまにご迷惑をおかけしてもいけないので、念のため、一社一社訪問して、操作方法などを説明させていただいたことも功を奏し、トラブルはほとんどありません。むしろ、電子契約をはじめたことで、社内において『このハンコは不要では？』といった業務改善への意識が高まり、業務フローを見直す計画が持ち上がっているなど、思わぬ波及効果も感じています。

―電子印鑑GMOサインに追加してほしい機能やサービスへの要望はありますか？

機能にはとても満足しているため、不満はありません。今後は改正マンション管理適正化法の施行により、マンションの管理委託契約も電子化が可能となる中、電子契約への取り組みが、もっと広まることを期待しています。経済産業省のグレーゾーン解消制度で建設業法における電子契約の取り扱いに関する照会があり、電子印鑑GMOサインの仕組みはその要件を満たしていました。その点をアピールしていただければ、私たちも胸を張って電子契約で締結しましょうとお客さまに提案できると感じています。電子契約と従来の紙による契約が混在している状況が、作業も煩雑で一番非効率です。すべてのお客様が電子契約を導入していただける環境が整うことを願っています。