電子証明書による実印相当の電子署名なら重要な契約も安心グループ全社で利用し、業務を効率化！

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事例紹介
電子証明書による実印相当の電子署名なら重要な契約も安心グループ全社で利用し、業務を効率化！

電子証明書による実印相当の電子署名なら重要な契約も安心
グループ全社で利用し、業務を効率化！

日鉄物流株式会社

日本製鉄グループのネットワークと技術力を活かし、鉄鋼を中心に大型輸送の物流サービスを提供する日鉄物流。登録印を必要とする重要な契約書も多いことから、電子認証局により厳格に本人確認・発行された電子証明書による実印相当の電子署名をご利用されています。導入から約2年となった現在は全グループで利用。拡大に至った理由を板津さまと仰木さまに聞きました。

取材協力日鉄物流株式会社　経営企画部　担当部長　板津勇二さま　仰木太志さま

業種	契約類型	ご利用プラン
物流業	基本契約書、個別契約書、業務委託契約書	契約印＆実印プラン(電子署名&身元確認済み高度電子署名)

記事の要約

導入は働き方改革に寄与するため。業務効率化やペーパーレス化に期待
実印相当の電子証明書による認証とメールによる認証の併用が導入の決め手
納得の使い勝手のよさから、グループ全体に利用を拡大

―貴社の事業内容を教えてください。

日鉄物流グループは、鉄鋼を中心に重量物・容大物やバラ貨物、国際コンテナなどの物流サービスを提供しています。日本製鉄グループとして製鉄所内の輸送はもちろん、全国にまたがる拠点のネットワークを活かし、海運・陸運・港湾物流のノウハウを持っているのが特徴です。そのため、トラックと船を使って、陸上と港湾、海上をつないで一貫輸送も得意とするところ。技術力と提案力でお客さまのニーズに応える物流サービスを担っています。

―「電子印鑑GMOサイン」をどのような業務に活用していますか？

主に本社および全国の各拠点で行う輸送や作業に関する取引先との契約書で利用しています。当社の場合、取引先との契約書は２タイプがあり、継続的な案件で交わす「基本契約書」と個々の輸送案件ごとに交わす「個別契約書」の両方で使っています。当社側では営業部門などの担当者が窓口です。また、グループ会社との間で交わす「業務委託契約書」等にも利用しています。こちらは管理部門が窓口を担っています。電子印鑑GMOサインは2019年1月から導入していますが、2020年4月から全社およびグループの拠点に展開し、月に約200件の文書を保管しています。

―「電子印鑑GMOサイン」を知ったきっかけや期待していたメリットを教えてください。

2018年の夏頃、本社で働き方改革のため、業務効率化が課題になっていました。当社の業務では、大小さまざまな取引の１つ１つに契約を締結する必要があることから、経営企画部としては契約関係の効率化に着手しました。折しも決裁システムも電子化するタイミングだったこともあり、契約書も電子化すれば、解決につながるのではと考え、「電子文書の活用がもたらす生産性向上」という日経産業新聞フォーラムのイベントに出席したのです。登壇者のお一人が電子印鑑GMOサインの担当者の方でした。そのときにいくつのかかの電子契約の１つとして存在を知りました。

―他社も交えて検討の結果、「電子印鑑GMOサイン」にした決め手は何でしたか？

電子契約を導入するにあたって、一番の懸念点が電子契約に法的な効力がどこまであるかということでした。今でこそ、数ヶ月前に経済産業省から問題ないというお墨付きが出ましたが、当時はそうした状況にありません。そのため、電子契約の有効性に影響する法的証明力の強い電子証明書型とメール認証による署名である電子サイン型の併用が可能なサービスが必要だと考えました。そのサービスを唯一、提供されていた電子契約が電子印鑑GMOサイン。これが決め手になりました。また電子印鑑GMOサインであれば、お客さまや取引先さまはメール認証による電子サイン型の署名をしていただくだけでよく、コスト負担もありません。法的証明力とお客さまの負担のなさの２つがポイントとなりました。

―導入してみて、どんなメリットがありましたか？

契約書に関する手間やコストが大幅にカットできました。まず、契約書への捺印や印紙の貼付、製本・郵送、返送受領といったやりとりにかかる時間と手間が省け、業務の効率化につながりました。現在、本社では週の半分くらいが在宅ワークになっていますが、自宅でもパソコンさえあれば、契約業務も停滞なくできます。本社の移転を済ませた直後でもあり、省スペース化に伴う契約書のペーパーレス化も達成できました。さらに、当社の交わす契約は、印紙代だけで1件あたり数万円になる規模の大きいものもあり、契約書の電子化は大きなコストダウンにもつながりました。

―電子証明書による実印相当での契約締結を利用されていかがですか？

当社側の契約では原則としてすべてを電子証明書による実印相当で運用しています。当社の場合、社長名義の電子証明書を部長などの責任者に権利委譲しています。以前の紙の契約書の場合だと、捺印の際にも依頼書を回していましたが、それをする必要もなくなったので手間も減りました。そして、法的に間違いが許されない産業廃棄物収集運搬契約など、重要な契約についても活用させていただいています。当社の場合は、契約の際に関係する契約当事者が４社や５社という場合も少なくありません。複数の関係者とも迅速に締結が可能なので、助かっています。

―グループ会社へも利用を拡大された背景と関係者の反応をお聞かせください。

当社は2019年1月に電子印鑑GMOサインを導入し、2020年4月からグループ会社にも展開しました。それは、本社の限定した部門である程度の期間、使ってみて、使い勝手もよくスムーズに契約できることを確認したからです。これであれば、全社に拡大した方が、メリットが大きいと判断したわけです。全グループへの導入にあたっては、私たちが操作しているところを見せることで簡単にできることを確認してもらいました。実際に導入してからは、効率的に仕事がまわる実感があると好評です。初期設定が終わればユーザー登録もできるので、現在はそれぞれの部署やグループ会社で人事異動の際の担当者変更対応もしてもらっています。人事異動があっても、すぐに対応できるのもいいですね。

―「電子印鑑GMOサイン」のさらなる活用の予定と貴社の今後の展望を教えてください。

今後は、内航海運システムなど当社独自のシステムと連携させることで業務の仕組みを変え、さらなる効率化を図ることも考えていきたいです。そうすれば、システム内で作った書類をそのままワンストップで締結業務までできるからです。将来的には、少子高齢化などの影響で鉄鋼の国内需要は縮小すると考えられています。そのため、鉄鋼以外の重量物や容大物といった輸送を広げていくなど新たな視点で事業を展開していく必要があります。そのときにもスムーズな契約締結で、大きいものを運びたいという需要に応えられるようにしていきたいと思います。