導入サポートのおかげで短い準備期間でもスムーズに運用が開始できた

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事例紹介
導入サポートのおかげで短い準備期間でもスムーズに運用が開始できた

導入サポートのおかげで
短い準備期間でもスムーズに運用が開始できた

神奈川県小田原市役所

神奈川県西部にある人口およそ20万人の自治体が小田原市です。戦国時代に後北条氏の城下町として発展し、明治期には文化人たちの別荘地として栄えてきました。そんな小田原市が電子契約の導入に着手したのが、2022年10月のこと。およそ5ヶ月の準備期間を経て、2023年2月から試行運用をスタートさせました。現在の利用状況について聞きました。

取材協力神奈川県小田原市役所総務部契約検査課副課長宇佐美さま総務部契約検査課係長岡部さま

業種	契約類型	ご利用プラン
市役所	業務委託契約、公用車燃料に関する契約など	契約印＆実印プラン

記事の要約

2022年10月に検討をはじめ、短期間で導入を準備
GMOサイン担当者のサポートがスムーズな導入の一助に
契約業務に不慣れな職員でも利用できるよう機能面や操作性を重視
LGWAN環境でも利用しやすい電子印鑑GMOサイン

―小田原市で電子契約サービスを導入するに至った経緯を教えてください。

小田原市では2023年2月から庁内ネットワーク上で運用する文書管理・電子決裁システムが稼働しています。従来は紙で行っていた公文書の作成から廃棄までを一貫して電子的に管理するためのシステムですが、市でDX推進をしていたこともあり、契約締結の電子化もあわせて検討することになりました。それが2022年10月ごろのことです。そこから事業者の選定や関連規定の改定など、限られた時間の中で準備を進めてきました。

―現在、どのような契約で電子印鑑GMOサインを利用されていますか？

現在は市が保有している施設の管理に関する業務委託契約や、公用車の燃料であるガソリンや軽油の単価契約で利用しています。当初は総務部契約検査課が主に扱っている工事請負契約でも利用する予定でしたが、新しく運用がはじまった文書管理・電子決裁システムでは、工事請負関係の対応が調整段階のため、連携に向けた準備を早期に進め、工事請負契約も含めた電子契約の利用を全庁的に広げていく予定です。

―電子契約サービスを導入するにあたって、懸念点や不安はありましたか？

電子契約サービスを導入したいと検討をはじめたものの、具体的にどのように進めていけば良いのかわかりませんでした。
また、実証実験をおこなったり、規定を改正したりするなど、本格運用までにどれくらいの期間を要するのかわからず、それも不安要素でした。とくに運用開始までの期間については、 2023年2月に試行運用を開始することを目標にしていたため、限られた準備日数でどのようにすべきか悩みました。選定方法ひとつとっても、プロポーザル、随意契約、競争入札と複数あります。先行する自治体の事例が豊富にあるため、電子契約サービスの効果はすでに担保されていると、実証実験を省略する判断をしたことで、運用開始に間に合う道が開けた気がします。
そのほかにも、LGWANの無害化が運用にどのような影響を及ぼすのか、気がかりでした。いずれの問題でも、ＧＭＯサインの担当者の方に先進自治体の事例を提供いただくなど、サポートいただいたことが解決の一助になりました。

―電子契約の事業者はどのように選定されたのですか？

契約検査課だけではなく、全庁的に利用することを想定していました。そのため、日常的に契約締結業務に従事していない職員でも利用できるよう、機能面や操作性を重視しました。同時に、活用シーンが広がり、当初予定していなかった事態が起こっても、柔軟に対応できるサービスが望ましいと考えていました。その点、電子印鑑GMOサインは添付できるファイルの容量に余裕があり、ハイブリッド署名にも対応しているため、汎用性が高いと判断しました。加えて価格面でも優位性を感じ、選定することになりました。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで、業務はどのように改善しましたか？

現在はまだ試行期間で、電子契約を希望する課を対象としているため、電子契約の件数自体はまだ多くありません。そのため業務改善の効果を計りかねていますが、それでも実際に電子契約を体験した担当者からは、思ったよりも簡単に扱えるので驚いたという声が届いています。
また、LGWAN環境で電⼦印鑑GMOサインをすぐに利⽤できるため、添付ファイルをスムーズに添付でき、⾮常にメリットを感じています。契約検査課に回議される業務委託契約だけでも年間800件程度あり、それ以外を含めると相当な数になります。今後は、事業者が電子契約を望まないケースを除き、すべての契約を電子に置き換えていきたいと考えています。

―まだ利用頻度は多くないということですが、今後、利用を促進していくために必要なことは何だと思いますか？

試行期間で希望すれば電子契約が利用できるという環境では、電子契約の利便性やメリットが伝わりにくかったと、反省しています。所管に任せきりにしてしまうと、なかなか新しいサービスが浸透しづらいことがわかりました。 DXを推進するためにも、今後の本格運用のタイミングでは、すべての契約で電子契約を原則とするような周知をしていきたいと思っています。積極的に電子契約を利用してくれるのではと期待しています。利用する職員が増え、さまざまな部署が電子契約に関わるようになると、新しい課題やトラブルも出てくるかもしれませんが、そのときはまたGMOサインさんにサポートしていただこうと思います。