自社でも独自の電子契約システムを開発している業務改善支援のエキスパートが見据える自治体の未来

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事例紹介
自社でも独自の電子契約システムを開発している業務改善支援のエキスパートが見据える自治体の未来

自社でも独自の電子契約システムを開発している
業務改善支援のエキスパートが見据える自治体の未来

株式会社シフトセブンコンサルティング

福岡に拠点を構え、企業の業務改善を支援している株式会社シフトセブンコンサルティング。2017年10月には、ふるさと納税における寄附受付や返礼品の配送、控除手続きを支援する「ふるさと納税do」をリリースし、自治体の業務改善にも参入しています。そんな同社が電子印鑑GMOサインの導入に至った経緯について聞きました。

取材協力株式会社シフトセブンコンサルティング　経営戦略担当　リーダー　小田原貴樹さま

業種	契約類型	ご利用プラン
ITコンサルティング、システム開発	秘密保持契約、使用許諾契約、基本契約、個別契約、覚書など	契約印＆実印プラン

記事の要約

「ふるさと納税do」で自治体の業務改善をサポート
代理店契約から直接契約に切り替えたことで、契約業務が激増
アフターフォロー体制や価格面、API連携の柔軟さなどでGMOサインに
電子契約は業務効率化はもちろん、ガバナンスの強化にもつながる

インタビューの様子

―貴社の事業内容を教えてください。

2006年に創業した弊社はケーブルテレビ事業者を中心に企業の業務改善の支援や、ITコンサルティング、システム開発などを行なってきました。2017年10月にはふるさと納税業務支援システムの「ふるさと納税do」をリリースし、自治体の業務改善にも参入しています。全国900以上の自治体にご利用いただいているほか、近年では、自治体における契約締結の電子化や、ロボットコールセンターの提供、電気通信工事業界全体の効率化にも取り組んでおります。

インタビューの様子

―「ふるさと納税do」はどんなサービスになりますか？

ふるさと納税は、生まれ故郷や応援したい自治体などに寄附を行うことで税金の還付あるいは控除が受けられるという制度です。過疎などが原因で税収が減っている地域と、都市部との地域間格差を是正することを目的に作られましたが、利用者が増えています。税額控除があり、自治体から返礼品も受け取れるため、近年、人気となっています。
一方で、自治体側には受付管理や寄附者に返礼品を届けるための配送管理、問い合わせの管理、寄附者への控除証明書の発行など、さまざまな業務が発生します。通販サイトよりも複雑な一連の作業を統合管理し、効率化できる弊社のサービスが「ふるさと納税do」です。

―電子契約サービスを導入しようと思ったきっかけを教えてください。

導入を検討しはじめたのは、2022年に入ってからです。2017年にサービスを開始した「ふるさと納税do」も当時500〜600の自治体に利用していただいていましたが、代理店を介しての販売だったため、毎月の契約締結は1〜3件ほどで、紙の契約書でも問題ありませんでした。
ところが弊社の方針が変わり、自治体と直接契約するビジネスモデルに切り替えることになりました。
そのため一気に契約締結業務が増えることになり、紙での契約締結では対処できないと、電子契約の導入することになりました。相手方が自治体の場合には、複数年契約の自動更新では締結しないので、継続利用なら契約更新も発生します。なおさら、紙では非効率だとなったわけです。現在は毎月50件ほど契約の締結があり、そのうち3割程度が電子契約です。

インタビューの様子

―電子印鑑GMOサインに決めた理由はなんだったのですか？

福岡県福岡市が2021年1月に電子契約を導入する際の手法や効果、課題を検証する実証実験を行ったのですが、このとき事業者に選ばれたのが、弊社とGMOグローバルサイン・ホールディングスさんでした。弊社でも独自の「自治体型電子契約システム」を開発していましたが、この1年間の実証実験を通じてさまざまなやりとりをさせていただくなかで、電子サインを専業で提供されているGMOさんの強みや信頼度を肌で感じました。
その後、自社でも電子契約を導入する話になり、目の当たりにしていた優れたアフターフォロー体制や価格面、API連携の柔軟さなどから総合的に判断して、電子印鑑GMOサインに決めさせていただきました。なかでもAPI連携の柔軟さに関しては、弊社の業務改善支援システムを利用いただいているお客様から電子サインをシステムに組み込んでほしいというニーズが必ず出てくると予想されたため、重視して選定しました。
ちなみにGMOさんとは現在、自治体の電子契約およびDX推進を後押しするため、協業するに至っています。

―電子印鑑GMOサインを導入して特によかったと感じている点があれば、教えてください。

契約締結に関する業務は私一人で担当しているのですが、印紙の準備や契約書面の印刷・製本、押印、そして郵送など非常に手間がかかっていました。その工数は電子化によって10分の1以下になったと感じています。紙での作業がないと、これほどストレスがないのかと、あらためて実感しています。
また、弊社の場合、紙での締結には社長の決裁がいるのですが、忙しく飛び回っているため、なかなか捕まらないこともあります。そういう意味でも電子サインのほうが効率が良いので助かっています。

インタビューの様子

―現状は3割ほどが電子サインに切り替わったということですが、さらなる利用を促すために必要な課題やポイントは何ですか？

契約の締結時に、電子契約でも良いですか？と相手方に尋ねることになりますが、一般企業と比べ、自治体ではまだまだ普及が進んでおらず、断られてしまうケースがよくあります。社長からの指示もあり、すべての契約で電子契約を目指したこともあったのですが、紙での契約が多くなっています。GMOさんの実績やサービス紹介の資料を活用させていただくことで、少しずつ、自治体にも電子契約を受け入れていただけるようになってきてはいますが。新規の締結は電子契約にできるよう、あらためて現場担当者とも認識を共有にする必要性を感じています。
また、電子契約によって業務が効率化するのはもちろんですが、紙よりも手間をかけずに、契約のエビデンスを残していくことができます。契約の締結には厳格なルールがあるのに、その後の運用で改ざんや修正が容易にできてしまうケースもあります。そのため、コンプライアンスやガバナンスを強化する意味でも電子契約が有効であるとアピールすることで、関心を持っていただけると感じています。

―電子印鑑GMOサインの今後の運用目標を教えてください。

弊社が契約時に電子印鑑GMOサインを積極的に使うことで、自治体が電子契約に触れたことがある状況を作っていくのが、まず第一歩です。そのうえで、将来的には「ふるさと納税do」の中に、電子契約の機能を組み込むことも視野に入れています。
たとえば、自治体は返礼品を生産している農家や漁師さんと契約を交わしていますが、それは電子ではなく紙です。一定数の契約があり、更新もあるはずなので、それらの契約も電子化するよう促すことで、さらなる自治体業務のDX化に貢献していきたいと思っています。