約20,000件の契約書を電子化し、契約書を探す時間を大幅に短縮！

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事例紹介
約20,000件の契約書を電子化し、契約書を探す時間を大幅に短縮！

約20,000件の契約書を電子化し、
契約書を探す時間を大幅に短縮！

ソフトブレーン株式会社

ソフトブレーン株式会社様は「営業プロセスマネジメント※1」の考えに基づき、お客様の営業課題解決に貢献するために自社開発のCRM/SFAソフトウェア「eセールスマネージャー」を提供しています。その同社に紙の契約書の電子化・管理を目的として、「電子印鑑GMOサインの管理機能 ※2」を導入いただきました。「電子印鑑GMOサインの管理機能 ※2」を活用して、社内にある紙の契約書をすべて電子化することで、契約書の確認に要する多くの時間や手間を省き、大幅な業務効率化を実現されました。ご担当者様に導入の経緯や効果、今後の展望についてお話を伺いました。

営業活動において受注に至るまでのプロセスを細分化・可視化し、そのプロセス毎に計測・分析・改善することができるしくみ
現在は管理機能のみの提供は行っておりません

取材協力取締役　管理本部長　木下鉄平さま　管理本部経営管理部課長　及川慶さま　営業企画・支援部マーケティング・広報担当　課長　具志堅遥さま

業種	契約類型	ご利用プラン
ソフトウェア	社内の全契約書	スキャン文書管理オプション

記事の要約

PDF化代行サービスで、約20,000件の契約書を社外に持ち出すことなく電子化
社員が文書棚から契約書を探す時間と手間を省き、大幅な業務効率化を実現
自社プロダクト（eセールスマネージャー）との連携で、将来的な発展も視野に入れた導入

―貴社の事業内容について教えてください。

木下さま当社は、営業課題解決事業と銘打って事業を展開しており、「営業プロセスマネジメント」という考え方に基づいて、お客様の営業課題の解決、ひいては売上アップに貢献できるようなソリューションを提供しています。営業課題解決のために、「仕組みづくり」と「型づくり」という2つの手法を提供しております。「仕組みづくり」とは、営業マンのIT武装のために自社開発のCRM/SFAソフトウェア「eセールスマネージャー」を開発販売しています。「型づくり」としては、営業マンや営業マネージャーの方々に対して、コンサルティングやトレーニングを行っています。システム的な側面と人的な側面、両面からお客様の売上アップに貢献することが我々の事業です。また、その中でも主力となっているのが、CRM/SFAソフトウェア「eセールスマネージャー」で、1999年のサービス開始以来、4,000社超のお客様にご利用いただいています。

―「電子印鑑GMOサイン」をどのように活用していますか?

木下さま現在は、「電子印鑑GMOサインの管理機能 ※」を利用しており、社内の文書棚に保管していた約20,000件の契約文書を電子化して管理しています。「電子印鑑GMOサインの管理機能 ※」の利用開始後は、締結完了した契約書を電子化して電子印鑑GMOサインに取り込み、いつでも契約文書の検索ができるようにしています。利用開始後の文書管理数は、月間数十件から数百件くらいのペースで増えています。

現在は管理機能のみの提供は行っておりません

―「電子印鑑GMOサイン」導入前の文書管理ではどのような課題がありましたか？

木下さまこれまで、契約締結が完了した契約書を法務が原本をファイリングして社内の文書棚に収納していました。そのため、契約書を閲覧するためには鍵のかかった文書棚を都度開ける必要があり、目当ての契約書を探すのに多くの時間と手間がかかっていました。

―「電子印鑑GMOサイン」を知ったきっかけを教えてください。

木下さま2016年7月に東京ビックサイトで開催された展示会で知りました。私自身、情報収集のために1年に数回展示会へ行っているのですが、そこで各社のサービスを見る中で「電子印鑑GMOサイン」に興味を持ち、ブースでお話を伺いました。

―「電子印鑑GMOサイン」の導入を決めたポイントを教えてください。

及川さま文書管理サービスとして導入を考えていたため、導入にあたり他の文書管理サービスも比較検討しました。電子印鑑GMOサインの導入を決めたポイントとしては、クラウド型での提供であったことと、膨大な量の契約書を電子化するにあたり、契約書の原本を社外に持ち出す必要がなかったことです。他に検討した文書管理サービスは、オンプレミス型での提供であったため、将来的に「eセールスマネージャー」との連携を考えた場合、電子印鑑GMOサインの方が発展性に期待が持てました。また、契約書を電子化するにあたり、他に検討した文書管理サービスでは、契約書の原本を社外の倉庫まで運ぶ必要があったのですが、電子印鑑GMOサインでは契約書の原本を外に持ち出すことなく当社内で電子化作業を行うことができたので、安心感を持てました。その上、電子化にかかるコストも電子印鑑GMOサインの方が安価であったため導入を決めました。

―導入までのプロセスについて教えてください。

及川さま2017年1月末より、導入に向けて本格的に検討を開始し、類似サービスとの比較資料などを作成した後に、3月末頃に社内で打診し、導入を決定しました。その後、紙の契約書の電子化とリスト作成のほか、タグ情報や契約更新日などの情報入力、閲覧権限設定を行った後、7月下旬より稼動を開始しました。

―電子印鑑GMOサインの導入によって、業務はどのように変わりましたか？効果を教えてください。

及川さまこれまで、契約書は社内の文書棚に収納しており、契約内容の確認が必要な場合に、すぐに契約書の確認ができない状態でした。1件の契約書を探すために15分ほど時間がかかっていたと思います。電子印鑑GMOサインを導入してからは、PC、スマホでいつでも契約情報の検索ができるので多くの時間と手間を省けています。

具志堅さまISMSの観点でも、すぐに契約の確認ができるようになったので、監査で監査員から契約内容の確認を求められた場合でも、目の前で契約書の提示ができるようになりました。

―電子印鑑GMOサインのさらなる活用のご予定はありますか?

木下さま当社の「eセールスマネージャー」は、さまざまなシステムと連携しています。最終的には、「eセールスマネージャー」だけで、必要な情報を全て確認できるようにすることが、お客様にご提案したいことであり、社内でも実践したいことです。「eセールスマネージャー」では名刺管理もできるので、ポータルツールのような形でお客様との関係も把握できます。今後、電子印鑑GMOサインとシステム連携をして、お客様との契約状況を「eセールスマネージャー」で確認できるような状態にしていきたいと思っています。

―御社の今後の展望を教えてください。

木下さま「働き方改革」という言葉が各所で聞こえおりますが、時代背景として労働力人口が減少しており、企業が売り上げを伸ばすために労働生産性を上げることが求められています。そのため、営業部門が本当にやるべきことに注力できるように「eセールスマネージャー」をさらに進化させて、顧客の生産性の更なる改善に貢献できるようなソリューションを提供していきたいです。