契約書の社内回覧から承認、締結までにかかる業務を大幅に効率化！

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事例紹介
契約書の社内回覧から承認、締結までにかかる業務を大幅に効率化！

契約書の社内回覧から承認、
締結までにかかる業務を大幅に効率化！

サン電子株式会社

モバイルデータソリューション事業、エンターテインメント関連事業、ゲームコンテンツ事業、O2Oソリューションと幅広い事業を展開しているサン電子株式会社様は、ゲームコンテンツ事業において、電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」を導入いただいております。ゲームコンテンツ事業では、ソーシャルゲームの制作を行う外部のシナリオライターやイラストレーターとの業務委託契約をほぼ全て電子化し、契約業務の効率化や印紙税や郵送費等の大幅なコスト削減を実現されました。ご担当者様に導入の経緯や効果、展望についてお話を伺いました。

取材協力情報システム部部長野々部さま（左）　BLプロジェクト課長/プロデューサー日高さま（中央）　イノベーションプロジェクトプランナー田中さま（右）

業種	契約類型	ご利用プラン
ゲームコンテンツ事業	業務委託契約書	契約印プラン（電子サイン）

記事の要約

ワークフロー機能で、社内での契約書の回覧、承認にかかる時間を大幅に短縮
今まで3人で行っていた契約業務が1人に
契約書の郵送費用や印紙代などのコスト削減

―貴社の事業内容について教えてください。

野々部さま当社は、モバイルデータソリューション事業、エンターテインメント関連事業を主力事業として、製品とサービスの開発・提供を行っています。その他にもM2M事業や、ゲームコンテンツ事業、近年では幅広い市場性と成長が見込めるARやVR分野へも注力しています。

―「電子印鑑GMOサイン」をどのような業務に活用していますか?

日高さまゲームコンテンツを制作する上で、外部のシナリオライターや、イラストレーターとの業務委託契約が多く発生するゲームコンテンツ事業のBLプロジェクトで電子印鑑GMOサインを活用しています。
現在、ゲームコンテンツ制作の約7割は外注しており、ひと月に30～40人との契約が3～4件くらいあるため、月100件以上の業務委託契約が発生していますが、ほぼ全て電子契約を利用しています。

―「電子印鑑GMOサイン」導入前の契約業務ではどのような課題がありましたか?

田中さま電子印鑑GMOサインを導入する前は、社内で契約の承認を得るために紙の契約書を回覧し、担当取締役の捺印をもらった上で、経理から印紙をもらい契約書を郵送していました。そのため、契約締結までに時間と手間がかかっていました。また、契約数も多いので、契約書の製本や、回収後の管理も大変でした。

―「電子印鑑GMOサイン」を知ったきっかけ、検討までのプロセスを教えてください。

野々部さま今回電子印鑑GMOサインを導入したBLプロジェクトでは、外部の制作者と業務委託契約を締結するにあたり、社内での契約書の回覧と担当取締役の承認が必要で、契約締結までに多くのステップを踏む必要がありました。また、社内で承認者が不在だった場合は契約が進まず、多くの手間と時間がかかっていました。そこで、この課題を解決するためのツールやサービスを調査しましたが、条件に適合したサービスが見つからず、最終的に電子契約サービスにたどり着きました。電子印鑑GMOサインは機能面でもコスト面でも現場の課題をすべて解決することができる最適なサービスでした。

―「電子印鑑GMOサイン」の導入を決めたポイントを教えてください。

野々部さま　電子印鑑GMOサインは直感で選びました。但し、先にも述べましたが、「社内で契約書を回覧して承認をもらう」というフローが必須でしたので、ワークフローの機能が備わっていたことがサービス選定の決め手となりました。また、顧問弁護士にも実際にアカウントを作成して試していただき、法的にも問題なく利用できるということがわかったので、導入を決めました。

―導入までのプロセスについて教えてください。

野々部さま　2017年1月末に電子印鑑GMOサインの無料プラン※1を申し込み、私一人で2週間ほど検証を行いました。その後、社内で「契約書作成者」「承認者」「締結先担当者」などの役割を決めて、1週間ほどシミュレーションを行いました。その結果、問題なく使えそうという感触が得られたので、電子印鑑GMOサインの契約印タイプで署名できるプランとGMOサインの管理機能※2を申込み、2月末から徐々に利用を開始しました。その後、業務フローで多少の調整を行い、4月以降の業務委託契約は、ほぼ全て電子印鑑GMOサインを利用しています。

現在は「お試しフリープラン」として提供しております。
現在は管理機能のみの提供は行っておりません。

―業務委託先の方の反応はいかがでしたか？

田中さま　業務委託先の担当者に「紙の契約書から電子契約に変わりました」というご案内をした際は、契約書の郵送が不要になるという点でとても喜ばれました。また、契約もオンラインで瞬時に完了するので、安心感も得られたと思います。逆に、電子契約に変更されると困るという方はいませんでした。

―電子印鑑GMOサインの導入によって、業務はどのように変わりましたか？効果を教えてください。

田中さま　時間短縮という点で、大きな効果を実感しています。契約書の製本もそうですが、契約書を社内で回覧して承認をもらうという手順において、大幅に時間を短縮できています。
また、電子印鑑GMOサイン導入前は、契約書1件対して200円の収入印紙を大量に使っていましたが、最近ではほとんど使うことがなくなり、印紙を経理にもらうという手間も省けています。郵送の手間については、契約締結先も含めて効率化ができている点だと思います。
契約締結業務では、これまで3人で行っていた業務が1人で行えるようになったので、とても助かっています。

―契約締結までの時間はどのくらい短縮されましたか？

田中さま　これまで社内承認に2～3日、双方の郵送で4～6日かかっていました。今まで1～2週間かかっていた締結時間が、最短1日になりました。

―電子印鑑GMOサインのさらなる活用のご予定はありますか?

野々部さま　今回、BLプロジェクトでの導入実績を作れたので、社内の他の部門へも提案していきたいと思っています。また、発注・検収・請求まで1つのシステムで管理していきたいという話もありますので、社内の基幹システムと電子印鑑GMOサインのAPI連携も視野に入れています。その他にも、業務委託契約書以外の契約書の電子化も検討していきたいと考えています。